3.2　修复格式不规范的数据

无论是用户手动输入的数据，还是从其他程序中导入的数据，都可能存在不规范的格式，导致这些数据无法被Excel识别为正确的数据类型，直接影响后期的数据计算和处理。利用Excel提供的一些功能，可以快速修复格式不规范的数据。

3.2.1　使用分列功能拆分复杂数据

在将由其他程序导出的数据导入Excel后，一些数据的格式可能不符合Excel格式规范。如图3-21所示，在B列中包含了商品名称和类别名称，它们之间以“&”符号分隔，为了便于单独处理商品名称和类别名称，需要将B列中的内容拆分为两列，使商品名称和类别名称各占一列。使用Excel中的“分列”功能可以轻松完成这项工作。

图3-21　商品名称和类别名称混合在一起

拆分商品名称和类别名称的操作步骤如下：

（1）右击C列的列标，在弹出的菜单中选择“插入”命令，在B、C两列之间插入一个空列，如图3-22所示。执行该操作是因为将B列内容分为两列后，其中的一列将会覆盖现有的C列，为了避免出现这种情况，需要提前插入一个空列。

（2）选择要拆分的数据区域，本例为B2:B11，然后在功能区的“数据”选项卡中单击“分列”按钮，如图3-23所示。

（3）打开“文本分列向导”对话框，选中“分隔符号”单选按钮，然后单击“下一步”按钮，如图3-24所示。

（4）显示如图3-25所示的选项，选中“其他”复选框，并在右侧的文本框中输入“&”，然后单击“下一步”按钮。

图3-22　选择“插入”命令

图3-23　单击“分列”按钮

图3-24　选中“分隔符号”单选按钮

图3-25　指定分隔符号

（5）显示如图3-26所示的选项，在“目标区域”中指定分列后数据区域的左上角位置，然后单击“完成”按钮，即可将B列数据拆分为两列。用户可以为拆分后的两列数据设置合适的列标题，如图3-27所示。

图3-26　指定分列后数据区域的左上角位置

图3-27　数据拆分后的效果

3.2.2　更正使用小数点分隔的日期

在输入日期时，有些用户习惯使用小数点分隔日期中的年、月、日，这种格式的日期只是从外表上看上去像日期，实际上并不是真正的日期，而只是普通的文本，因此无法参与日期的相关计算和处理，如图3-28所示。

使用“替换”功能可以快速更正不规范的日期格式，操作步骤如下：

（1）选择日期所在的单元格区域，本例为A2:A11。然后在功能区的“开始”选项卡中单击“查找和选择”按钮，在弹出的菜单中选择“替换”命令。

（2）打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入“.”，在“替换为”文本框中输入“/”或“-”，然后单击“全部替换”按钮，如图3-29所示。

图3-28　使用小数点分隔年月日的日期

图3-29　设置“替换”选项

（3）显示替换成功的提示信息，如图3-30所示，单击“确定”按钮，然后单击“关闭”按钮。更正格式后的日期如图3-31所示。

图3-30　替换成功的提示信息

图3-31　更正格式后的日期

3.2.3　转换不正确的数据类型

有时由于输入有误或从外部导入等原因，导致数据的类型不正确而影响后续操作，例如无法正确对数据进行计算或统计分析。Excel允许用户在特定的数据类型之间进行转换，最常见的情况是文本型数字与数值之间、逻辑值与数值之间的转换。

1．文本型数字与数值之间的转换

将文本型数字转换为数值有以下两种方法：

·　如果在单元格中以文本格式输入数字，该单元格的左上角会显示一个绿色三角。单击这个单元格将显示按钮，单击该按钮，在弹出的菜单中选择“转换为数字”命令，如图3-32所示。

·　通过四则运算或函数可以将文本型数字转换为数值。

图3-32　选择“转换为数字”命令

以下任意一个公式都可以将A1单元格中的文本型数字转换为数值：

     =A1*1
     =A1/1
     =A1+0
     =A1-0
     =--A1
     =VALUE(A1)

提示：关于公式和函数的更多内容，请参考第4章。

如果要将数值转换为文本型数字，可以使用“&”符号将数值和一个空字符连接起来。下面的公式将A1单元格中的数值转换为文本型数字，一对半角双引号中不包含任何内容。

     =A1&""

提示：“&”是Excel中的一个运算符，用于将两部分内容连接为一个整体。关于该符号和其他运算符的更多内容，请参考第4章。

2．逻辑值与数值之间的转换

将逻辑值转换为数值与将文本型数字转换为数值的方法类似，对逻辑值TRUE或FALSE执行乘1、除1、加0、减0的四则运算即可完成数据类型的转换。在条件判断中，任何非0的数字等价于逻辑值TRUE，0等价于逻辑值FALSE。

逻辑值与数值或逻辑值之间都可以进行四则运算，此时的逻辑值TRUE等价于1，逻辑值FALSE等价于0。下面说明了逻辑值TRUE和FALSE在四则运算中的计算方式，“*”在Excel公式中表示乘法。

     TRUE*6=6
     FALSE*6=0
     TRUE+6=7
     FALSE+6=6
     TRUE*FALSE=0
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