- 产品化项目管理之路：为客户创造价值
- 丛卫东
- 2968字
- 2024-11-01 16:24:07
2.3 项目经理的时间管理
管理学大师彼得·德鲁克说过“不能管理时间，便什么也不能管理”[1]，可见时间管理的重要性。作为项目经理，除了管理项目进度和各种事项，还要做好时间管理，这样才能圆满而高效地完成项目任务。时间管理适用于项目开发团队中的所有成员，对其他工作和生活也有益处。
分享：时间的特点如下。
①时间无法因为人的主观意志而增加或减少。
②时间无法像水一样储存，而是一直在流逝。
③时间无法被其他任何事物代替。
④时间无法倒流或挽回。
1.个人时间管理
每个人一天的时间都是24小时，不会增加也不会减少，并且每个人的生命都是有上限的，长寿者也不过百年的寿命，如何管理好“时间”这种有限的资源是每个人都需要面对的问题。
2.实际项目中可能出现的状况
在项目开发阶段，项目经理几乎每天都会被工作或生活中、计划内或计划外的各种状况围绕，有些状况是与技术相关的、有些状况是与管理相关的、有些状况是与沟通相关的，还有些状况会受到不相干事件的被动干扰，项目经理需要准备各种呈现项目状态的周报、月报、重要问题每日更新报告等，情况非常复杂。
项目经理在执行计划任务的过程中，有时会被突发事件打断，在这些事件中，有些是表面看似不重要实则真正蕴含潜在风险的事件，需要团队仔细识别；还有些时候，某些信息只有通过项目经理才能传递。如果在同一时间段内发生多起看似紧急的事件，那么很容易使项目经理为应对它们而手忙脚乱，进而造成项目管理的混乱。所以项目经理需要运用一些手段应对短期、紧急的工作，同时留出精力处理长远、重要的工作。
分享：针对实际项目中可能出现的状况，我的时间和精力分配方式如下。
①随身带一个工作记事本，每天早上把当天需要完成的任务或事件列出来，须知“好记性不如烂笔头”的道理。
②在列出需要执行的工作任务后，先按照轻重缓急进行优先级排序，再计划具体的执行步骤。如果发生意外事件或突发状况，或者没有完成某些任务，也要记录下来，把所有事情整理为一个清单，每完成一件事情就在对应条目前打钩。
③每天早上翻阅前一天的清单，看看哪些没有完成的事情可以放在今天完成，重复执行上述步骤。
以上是在复杂状况下避免遗漏事件的有效手段，条目的数量和复杂度可以根据具体事件确定，一般通过一行简单的文字记录就可以制订一个具体任务的执行计划。
在项目开发的过程中，项目经理可以每周更新项目进度，查看实际进度与项目计划之间的差距，以及到某个项目节点的时候需要完成什么工作。实际操作和外部世界处于不断的运动变化之中，对已经计划好的事情也要不断做出调整，以便实现新的目标。在面对各种事件的时候，项目经理应该表现出对事件的决断和对项目正确发展方向的把握，要有对各种事件进行分级处理的能力，将与本职不相关的工作分配给相应的专业人员。
3.善于运用“重要紧急四象限”进行时间管理
如上文所述，时间管理的前提是首先对需要完成的所有事件了如指掌，然后根据事件的重要性和紧急程度进行排序，这样才能清晰地把握需要完成的核心事件，从而让投入的时间在项目中获得最大的收益。重要紧急四象限如图2.3所示。
图2.3 重要紧急四象限
4.职责分明，学会拒绝
有些项目经理或项目管理新手，特别是刚刚从某一专业的专家转变为项目经理这一角色的人，可能会觉得有些事情自己冲上去解决是最快的，认为靠自己就能完成那些看似简单的事情，并且很有成就感。其实这是在浪费公司的资源和自己的时间，要么是项目经理的工作不够饱和，要么是把不应该做的事情做成了让大家认为就是项目经理应该做的事情。项目经理最大的价值是领导团队、协调资源，使项目收益最大化，而不是花费时间处理与本职工作不相干的事情，长此以往，会导致个人的时间被那些繁杂的事情占用，反而是对公司的不负责任。项目经理要懂得把事情分配给正确的人并在合适的时间得到想要的结果。
学会拒绝不是毫无理由地蛮横回绝，而是就事论事、有理有据地拒绝，是基于自己的职责、时间和精力进行思考后的理性回复。对于产品化管理者来讲，能够把开发执行的具体任务完成得最好的还是团队的专业成员，要合理利用宝贵的时间处理最重要的事情，让团队的整体发挥更高效、交付的结果更能满足客户需求，这才是项目经理应该花费时间和精力处理的有价值的事情。
5.多项目执行的时间管理方法
如果同时负责多个项目或支持多个外部客户，那么项目经理的大部分时间会被各种线上或线下的、正式或非正式的沟通占用，手头的事情随时有可能被各种沟通需求打断。应该如何应对多项目、多客户的情况呢？图2.4所示为多项目执行的时间管理方法。
图2.4 多项目执行的时间管理方法
分享：我曾经在同一时间段内支持过近两位数的外部客户，相关经验如下，供读者参考。
①分配不同客户周会沟通的时间，提前做好各项准备工作并留出时间完成会后的总结报告。
②在早晚两个时间段，分别抽出几分钟对当天计划的任务和执行的结果进行总结回顾，这样即使计划被打断，也能知道哪些任务没有执行或后续需要优先处理。
③有了新的消息，可以回复的马上回复并保留记录，如通过邮件回复进行确认，或者记录下来过后处理。
④对于不重要的问题可以记录下来，在方便的时间处理。
⑤对于非本职工作要懂得拒绝，非本专业问题应分配给合适的专家处理。
⑥如果工作任务饱和，那么项目经理要及时向管理层汇报并申请新资源，或者将一部分不重要的任务分配给其他相关人员，不要因无法及时处理项目任务而造成损失。
⑦学会冲突管理，多项目执行很可能发生时间等资源冲突的情况，项目经理要妥善处理各种冲突情况，如果发现处理问题所需资源超出个人授权或职责范围，应该及时上报。
6.多项目执行的任务分配
多项目执行的本质，同样是时间和资源的协调分配、重要事件的优先级排序处理，以及充分的团队信任和授权。在通常情况下，项目经理主要关注重要、紧急且影响深远的事件，其他事件只要及时了解状态并授权团队中有关方面的专家解决即可。
如果项目执行偏离了计划且需要由项目经理进行相关资源的协调，那么这些事件就是工作中的重点，特别是帮助执行具体工作任务的专家获取所需的内外部资源，简单来讲就是“抓大放小”，学会适当授权，监督项目的发展情况，合理地计划处理各种事件的优先级顺序，如果发现责任人无法解决相关问题，就要及时借助合适的资源（如老板或更资深的专家）来解决。
分享：在管理多个项目的过程中，除非进行项目集管理，否则项目经理关注的应该是多个项目的顶层进展，而不是具体的项目细节和执行过程。项目经理需要仔细评估同时支撑多个复杂项目开发管理的任务分配方式，这对项目经理的要求比较高，既要顾及项目开发本身的方方面面，又要顾及多个项目之间各种资源和进度的协调，着实不是一件新手或初级管理者能够应对的事情。因此在执行多项目或多任务的时候，公司应在早期评估项目经理有没有足够的时间和能力进行精细化管理，如果没有，那么应尽量让项目经理的精力集中在某一个特定项目上。
7.时间管理概要
项目开发时间是一种有限的资源，在项目需求中有明确的交付时间点，这也是项目执行的关键考核指标之一。时间在项目开发的过程中是一种稀缺的资源，项目经理的时间管理高效与否直接影响着项目的进度和质量。
要想在项目执行的过程中管理好时间资源、让执行过程更加高效，以上实践分享和经验总结或许会对读者有一些帮助，简单来讲就是记录、计划、优先级排序、适时调整，完成项目经理职位规定的且最能对项目产生价值的工作。