1.2 办公事务

1.2.1 办公事务的九项工作

办公事务是指办公设备及用品的采购、入库保管、发放与使用、报废盘存工作，以及文书信息管理、办公经费预算和差旅安排等工作。办公事务的九项工作如表1-2所示。

1.2.2 办公事务的特点

1.商务性

行政人员是企业对外接待与处理事务的第一窗口，因此行政人员在着装、行为举止、事务处理等方面都要体现商务性。

2.合规性

行政人员在传递和查阅文书信息的过程中，需要确保相关内容及手续的合规性，避免产生合规风险。

3.连接性

办公事务在企业中起着承上启下、协调内外的枢纽作用，在各部门之间的工作中发挥沟通、协调的功能。

1.2.3 做好办公事务需要的能力素质

1.保密能力

保密能力是指保护企业机密、不泄密的能力。行政人员在进行文书信息管理、办公印章和证照管理等工作时要有很强的保密观念，自觉遵守保密制度，不徇私情，防止失密、泄密给企业造成损失或产生不良影响。

2.关注细节能力

行政人员的重要任务包括处理公文、传递信息、办理公务、答复问题等。这些都是政策性很强的工作，行政人员在处理每一个问题时，要参考政策，不能粗心大意。尤其是重要公文，一字之差可能会造成重大差错。行政人员说话办事若稍有不慎，就有可能使一个部门乃至整个公司陷入被动。

3.变通能力

变通能力是指根据不同情况，进行非原则性的变动，如遇特殊情况，可以酌情变通处理的能力。变通能力贯穿在办公事务的全过程中，行政人员在工作时，很可能遇到一些超出预测的事情，这时就要发挥自己的主观能动性，巧妙地把原则性和灵活性结合起来，从而达到最佳的处理效果。

4.具备服务意识

办公事务旨在为员工和各业务部门提供服务，行政人员要以企业的经营管理目标为服务宗旨，向其他业务部门积极主动地提供各种服务。