第1章
采购数字化转型的背景及必要性

1.1 采购数字化转型的背景

1.1.1 新冠肺炎疫情的冲击

设定的起床时间一到，昨晚睡觉前启动的“睡眠模式”自动解除，户外安防系统关闭，智能家居的音乐系统播放舒缓的起床曲，室内照明灯依次自动缓缓开启。智能窗帘徐徐拉开，清晨的第一缕阳光洒进卧室。智能音箱开始播报今日天气、热点新闻和实时路况，为听众给出出行建议。

采购专员小张醒了。伸个懒腰，揉揉眼睛，他习惯性地先通过智能手表看了一下昨晚的睡眠状况。洗漱完毕后，小张站上了智能体脂秤，过去几个月小张在减重降体脂，每天都通过智能体脂秤记录进展。

简单吃了点东西之后，小张出门晨练。智能手表记录下运动数据，并监测运动的强度是否过高。晨练回来洗了个澡后，他开始吃早餐，同时打开了京东App查看昨晚下的订单的状态，系统显示商品已经出库，上午就可以送达。

吃完早餐后该上班了。小张一键开启“离家模式”，系统自动关闭家中所有电器，切断电源，各种报警器待命，智能摄像头实时监控家中情况，保证安全。“布防模式”也随之启动，遭遇燃气泄漏、火灾、盗窃时，系统会第一时间通过手机通知小张，还会自动通知小区安保人员；摄像头远程监控也已开启，小张可以随时通过手机查看家中情况。

从家到郊区工厂，有一段几十公里的高速公路，这个时间段路上的车不多，小张开启了自动驾驶模式，准备听听音乐放松一下。

到了工厂，开始了一天繁忙的工作。一转眼到了下班时间，小张将桌面上的文档收拾好，在驾车离开之前，小张提前设定好了智能家居启动“回家模式”的时间，好让空调提前运行以调节室内温度，热水器先行加热。智能电饭煲也设定好，到家的时候饭就煮熟了。

正当小张拿起车钥匙要走之际，采购经理老李进来了：“小张，这个合同怎么回事？供应商的名字打错了；开标的表也有问题，怎么只有两个人签字？咱们的程序不是规定要3个人一起签字才能开标吗？明天上午你到我办公室，这个合同我暂时不能签。”

这是个杜撰的小故事，但它可能发生在许多采购行业从业人员身上。当我们的社会以飞快的速度向信息化和智能化迈进、智能设备进入寻常人家的时候，许多企业的采购流程仍然非常原始：手动输入供应商名称、报价文件以密封信函的方式递交、3个采购人员坐在一起签字并开标、合同需手动签字盖章……不胜枚举。可以说，采购数字化的进程已经落后于整个社会智能化的进程。

2020年开春，新冠肺炎疫情暴发并以迅猛之势席卷全球时，许多尚未开启数字化进程的企业发现自己陷入举步维艰的境地：基于纸质文件的流程在一夜之间完全行不通，没有以数字形式储存的数据、没有互相连通的生产和供应链系统、没有数字化工具与供应商协作、没有先进的分析工具、没有灵活的风险管理平台……在最需要快速做出决策并第一时间采取行动的时候，这些企业甚至都不知道自己“身处何处”。有企业坦言：“疫情暴发时，我们公司供应链的几个环节都出现了中断。我们需要迅速采取行动，了解世界各地的港口、仓库和工厂的情况，以便能够实施应急计划并向客户提供最新信息。但由于没有数字化工具，我们无法快速收集和监测关键数据，更没有办法将它们整合起来，以描述整个供应链的全貌。”

疫情这场前所未有的“大地震”对民生和经济的影响是巨大的，在3年后的今天仍然深刻影响着许多人。疫情期间，全球各地出台各种临时管制措施，物流受阻，人们居家办公……所有这一切都给采购和供应链带来了巨大挑战，并造成许多企业的供应链中断。

对于采购和供应链行业的从业人员而言，这场突如其来的疫情揭示了现代供应链管理的脆弱性，其教训是深刻的。过去几十年发展起来的以成本为导向的行之有效的采购战略，在疫情期间却让企业陷入困境。旧的观念要破除，新的技术要运用，企业才能够在疫情期间，又或是在不知何时到来的下一个突发事件中全身而退。

由于疫情的冲击，以及由此引发的各种“蝴蝶效应”，“不确定性”成为采购和供应链行业的“确定性”。为了应对不确定性的影响，有以下两个关键点需要注意。

一是能够“知己”，即第一时间了解自身的采购部门和供应链发生的事情，尤其是供应链风险，这使供应链可视性的重要程度到了前所未有的高度。

二是采购敏捷性，市场瞬息万变，采购人员必须能够迅速对市场变化做出反应。基于供应链数据快速做出决策并展开行动的能力，将成为采购人员必备的重要能力之一。

采购数字化是这两个关键点的解决之道。疫情导致的危机是一个机遇，摒弃依赖过时流程的系统正当其时。采购数字化的重要性是疫情带给企业最深刻的教训之一。越来越多的企业意识到，创建智能和灵活的供应链是抵御未来风暴的关键。可以说，疫情加速了采购数字化的进程。这是采购数字化转型的第一个背景。

案例研究　数字化工具助力“抗疫”

2020年，新冠肺炎疫情的暴发引发了全球范围内大面积的供应中断。但是，它也使那些已经应用数字化系统的公司成为焦点。

突如其来的封锁使许多劳动力被困于家中，而疫情刚暴发时口罩的短缺和保持社交距离的要求，也使得手工操作变得困难重重。但那些早早应用了数字化系统的企业，如亚马逊、沃尔玛、京东等，其仓库的运营和物流并没有受到太多干扰，也成功地在疫情期间保障了基本物资的运输，助力民众“抗疫”。这些领先的电商和零售业巨头，在仓库中使用智能分拣程序的供应链——通过自动化和机器人技术实现——比依靠人工分拣的企业能够更安全和快速地运输货物。同时，我们也看到送货机器人在全球各地发挥的作用：派发物资、运输医疗用品、运送病毒检测样品到测试机构……

此外，那些提前投资于在线实时协作和通信、在线会议，以及文件和应用共享等数字化工具，如Zoom、思科网讯（Cisco WebEx）、微软的Microsoft Teams等应用，或基于云端的虚拟桌面基础架构（Virtual Desktop Infrastructure，VDI）的企业，能够在第一时间无障碍地实施居家办公，确保了业务的连续性。

而那些使用人工智能和机器学习技术进行市场预测的企业，在疫情暴发之后更显示出其竞争优势。它们能够迅速决策，决定调动何种产品去何处，以及预测何时能将产品运到那里，并实时获知自己在任何特定时刻的库存水平，从而能够通过需求感知技术更好地应对突如其来的风暴。

1.1.2 不断提升的内外部要求

应该强调的是，新冠肺炎疫情只是加速了采购数字化的进程。即使没有疫情，全球竞争的加剧、更短的响应时间和更高的客户需求，也决定了企业必须改变自身的经营方式。各企业意识到，不断提升的内外部需求依赖现有的运营手段将无法以有效和高效的方式被满足。这是采购数字化转型（或者更宽泛的企业数字化，并不限于采购职能）的第二个背景。

现代管理学之父彼得·德鲁克（Peter Drucker）曾说：“组织存在的唯一理由，就是服务外部环境（德鲁克，1993）。”当今的采购部门面临着来自每个方面越来越多的期望。企业希望降低成本、将风险降到最低、建立高效的系统，以及扩大利润空间。政府希望企业在供应链的每个环节都能遵守既定标准和法律法规。消费者越来越要求企业对道德采购负责，还要求“更快、更好、更便宜”。

另外，市场波动、更长的交货时间和日益困难的预测给各组织带来的挑战越来越大。采购面临的挑战来源于以下4个方面，简称4个“C”（尼科莱蒂，2018），如图1-1所示。

成本（Cost）

采购人员对这一点都不陌生。各企业都在努力确保其总成本始终处于控制之下，以提升盈利能力。从财务角度来看，采购人员面临着“少花钱多办事”的强大压力。企业所面临的持续成本压力意味着，控制及降低成本过去是、现在是、未来仍是采购工作的重点。

竞争（Competition）

全球化一方面意味着更广阔的市场，另一方面也意味着更激烈的竞争。

随着物流行业的发展和进步，商品的流动变得越来越便利。过去的企业只需胜过同地区的竞争对手，如今企业需要跟全球各地的“高手”过招，而且这种竞争是全方位、多方面的，不局限于价格，还包括质量、交付能力、速度（包括更快的产品上市速度）、创新等。

竞争的激烈还体现在其残酷性。在有些行业，如果企业无法进入该行业的第一梯队，则面临着被市场淘汰的危险（泡泡玛特创始人王宁将该类生意形象地比喻为“象棋生意”，即双方“你死我活”；与此相对的是“围棋生意”，即双方“各占地盘”）。

客户（Client）

研究表明，客户已经越来越不能容忍不切实际的交货时间、不准确的库存水平和不可靠的产品交付方式，并会因此替换供应商以获得更好的客户服务体验。甲骨文公司（Oracle）的一份研究报告称，供应链的信息流通不畅将对企业运营造成重大影响，并损害企业与客户的关系。该报告估计，英国企业每年为此多支付的总成本为12亿英镑。这些成本涉及不同的绩效领域，包括过高的库存水平、浪费的工时，以及错过的增长机会等。而在另外一份调查报告中，90%的供应链领导者都表示，他们面临的最大挑战是客户对更快响应速度的需求。

合规（Compliance）

由于自然资源的过度消耗、环境的恶化和社会的进步，民众对环保和社会责任等问题愈发关注。从合规性的角度来看，如今的采购组织面临着比过去更大的挑战。政府和标准化机构正在引入越来越多的法律法规，以保护消费者和环境，以及增强工作的安全性。这一趋势将影响整个组织及其供应链。在这方面，可持续性采购，包括道德采购（关注社会层面，如恶劣、危险的生产环境等）和绿色采购（关注环境层面，如“三废”排放污染等），将变得越来越重要。

商业环境的日益复杂化要求对企业内部和企业之间的采购流程和采购信息的管理进行重大改变。麦肯锡咨询公司（McKinsey ＆ Company）在其一份研究报告中也揭示了类似的问题，并提出了供应链4.0的概念。所谓供应链4.0，是从工业4.0中衍生出来的概念，即在供应链中借助先进的数字技术，如物联网技术、传感器和机器人技术、尖端分析技术和其他新技术，以帮助企业更清楚和更快速地看清世界，从而消除浪费和改善客户的体验。

根据麦肯锡咨询公司的研究，实施这些数字化解决方案可以帮助企业减少因供应链表现不佳而导致的销售损失，其改善幅度高达75%。麦肯锡咨询公司在其所开发的数字化供应链罗盘（见图1-2）中，展示了供应链4.0对六大价值驱动因素的改善作用。最终，这些改善使服务、成本、资金和敏捷性发生了阶跃性的变化。

资料来源：麦肯锡（2016）

接下来，就让我们沿着供应链4.0提及的技术溯源，看看采购数字化转型的第三个背景——第四次工业革命（工业4.0）。

1.1.3 第四次工业革命

2013年，德国推出“工业4.0”。两年后，中国提出“中国制造2025”，意欲将“中国制造”升级为“中国智造”。“工业4.0”也好，“中国制造2025”也罢，其本质都是在国家层面制定科技发展战略。

时光飞逝，一转眼，2025年将至。在这个技术爆炸的时代，世界以越来越快的速度发展，那些未能登上“技术列车”的企业将发现自己越来越难跟上市场发展的步伐。

首先，让我们通过图1-3来简单回顾一下工业革命的历史。

·第一次工业革命（工业1.0）：18世纪中后期，蒸汽机的使用促进了机械化生产，掀起了第一次工业革命的浪潮，其革命性在于“机械化”。

·第二次工业革命（工业2.0）：19世纪中后期，电力应用、劳动分工和批量生产拉开了第二次工业革命的大幕，人类开始进入“电力时代”，规模化生产成为可能。

·第三次工业革命（工业3.0）：20世纪中后期，计算机技术的兴起所引发的生产自动化，开启了第三次工业革命，其标志是计算机的发明、信息和通信产业的变革，人类由此步入“信息时代”。

·第四次工业革命（工业4.0）：即将到来的第四次工业革命，其核心变革是物理技术和数字技术的融合，现实生活和虚拟世界中的“万物”普遍互联；其特点是信息物理系统（Cyber Physical Systems，CPS，即计算、网络和物理环境的集成系统）自由交换数据和自主决策，人类将由此迈进“智能化时代”。

工业4.0正在彻底改变企业制造、改进和分销其产品的方式。制造商正在将新技术，包括物联网（Internet of Things，IoT）、云计算（CloudComputing），以及人工智能（Artificial Intelligence，AI）和机器学习（Machine Learning，ML）集成到他们的生产和运营过程中。

采购与供应链管理也不可避免地被卷入其中。在此工业4.0的浪潮之中，智能技术对供应链的自动化、监控和分析进行了彻底的革新。工业4.0由工业物联网（Industrial Internet of Things，IIoT，即应用在工业上的物联网，是互联的感测器、仪表及其他设备和计算机的工业应用程序以网络相连所形成的系统）和信息物理系统驱动，这些智能自主决策系统利用计算机算法监视和控制机器、机器人及车辆等实物。工业4.0使供应链中的所有环节都变得智能，包括从智能制造和智慧工厂到智能仓储和智能物流。但工业4.0并不局限于供应链领域，它还能与企业资源规划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统等后端系统互联，赋予企业前所未有的可视性与控制力。从根本上说，工业4.0是所有企业实施采购数字化转型的重要基础。

在上述3个背景中，不断提升的内外部要求是采购数字化转型的原动力，工业4.0为采购数字化转型提供了技术基础，而新冠肺炎疫情的暴发则是采购数字化转型的“催化剂”——一场突如其来的变故加速了采购数字化转型的进程。