在“数字化”时代,培养员工深入思考的能力

我在前言中提过,当我还是丰田公司的一名上班族时,每天都在用“一页纸”制作资料,并通过发表演讲开展工作。

所有资料都被总结到了“一页纸”上。

虽然现在看着挺简单,但其实适应过程真的很难。

当时我唯一能做的,就是努力模仿之前老员工们准备过的资料,即最大限度地依葫芦画瓢。并且我的“大作”给上级领导看完后,都会被批注得满页通红,然后退回来。就这样来来回回数百次之后,我终于明白了,除了要将资料整理成“一页纸”以外,更重要的是“应该问什么样的问题”。

凡事都应该问其“所以然”。

这个项目原本想要达到什么目的?

现在产生的问题的原因、原因的原因是什么?

采取哪些最有效、最实用行动呢?

多亏了必须把资料整理成“一页纸”的“限制”,我才能自然而然地养成了从本质出发考虑问题的习惯。我试着整理自己的想法,重新写出来,然后再反复思考,试图找到一个更加贴切的词。于是,越是打磨自己的思想,越能将每句话压缩得更短,资料的页量也就越少。

最终目标就是把资料压缩成“一页纸”。

刚开始的时候,为了能学会这种思维方式和基本操作,我每天都加班加点工作。即使后来已经内化于心,形成习惯,仍然有时仅仅为了准备资料而在公司加班到深夜。

如果在现在“工作方式改革”的背景下,这样做肯定会被人呵斥“赶紧回家”!

但凡事都不能只看表象就草率下定义。

我可不仅仅是在制作资料,而是在将资料归纳到“一页纸”上的同时,对自己的工作进行“深入的思考”。

我在20多岁时磨炼出“深入思考的能力”,成了我受用一生的财富。

在自主创业的7年间,我的业务能力水平一直稳步提升,我之所以能写出6本书,就得益于在丰田公司整理“一页纸”资料时练就出“深入思考的能力”。

·正因为“深入思考”了,资料才能被压缩成“一页纸”的长度。

·正因为“深入思考”了,发表演讲时,语言才被打磨得无比精练。

·经过“深入思考”说出的话,更具说服力。

所以我在发表演讲时,很少再被人评头论足。即使被人吐槽了,由于经过了“深入思考”,无论对方提出什么问题,我都能随机应变、巧妙回应。一旦有过几次巧妙的回答,对方就会觉得我让人很放心、值得信赖,我也不用再三番五次地赘述了。最终,我能在最短时间内发表大量的演讲。这就是你手中“一页纸”演讲这本书,即将向你展现商务沟通的奇景。

读到这里大家能发现,我已经用过好几次“工作方式改革”这个说法了。

我对这个词的理解,可以概括为以下这句话:

工作方式改革的核心就是“深入思考的能力”。

在“深入思考的能力”较为薄弱的情况下,一味地追求节约时间、提高工作效率,只会导致沟通流于形式、浮于表面,最终导致泛泛的沟通不断增加。同时随着无纸化和数字化的沟通方式不断推进,制作资料的机会已经越来越少。

在这个时代中,越来越多的人认为,通过制作资料“深入思考”后的沟通方式已经过时了,还是商务聊天这种更加方便快捷沟通方式更好……

让那些还没有掌握“深入思考的能力”的企业员工们,去实践完全“数字化”的工作方式,将会发生什么呢?我这儿恰好有一个很具代表性的例子,这是一位几年前在职场中尝试过商务聊天模式的、任职经理的学员跟我讲的事例。

“由于大家都依赖商务聊天,使沟通的质量明显下降。我的员工经常脑袋空空,什么都没考虑,立马就找我聊天、做汇报、搞联络、谈协商。其实从很多年前开始,在公司以外的地方开展工作的模式就已经普及了,所以无论我在哪儿,员工都能逮着机会跟我聊天,逃都逃不掉。

“别的暂且不论,至少在跟我说话前,员工自己应该先好好考虑一下内容吧。

“好多时候我根本不知道他们想说什么,或者其实他们自己也不知道到底要说什么,我们反反复复地确认一遍又一遍,时间就这么浪费了。这样的工作模式根本毫无效率可言。”

得出这段评价的大背景,我已经在前文中梳理得很清楚了。

雇佣没有养成“深入思考再工作的习惯”的员工,就会“聊着聊着,一天就这么过去了”。由于这些员工并没有养成深入思考的习惯,所以一旦他们遇到问题,就会像用手机软件搜索答案一样,立刻“上别处寻找答案”,和周围的人商量。

其实,能轻易做到低头请教,本身就是一种优势,而且在当今时代中,信息资源也确实是相当丰富的。

但如果你是一个养成了“深入思考后再工作的习惯”的企业员工,你就不会在第一时间盲目地向周围人请教。或者即使讨论,使用的词汇也会很精练,不过多占用周围其他人的宝贵时间,这才是“工作方式改革”想要实现的目标,这才是“数字化”办公的正确模式。

从根本上来说,就是你是否具有“深入思考的能力”。

如果公司引入了商务聊天模式,职场的沟通效率肯定会提高。

想要推广商务聊天模式的人都在强调这一点,但事实真的如此吗?

我从丰田公司离职后,并没有马上开始自主创业,还曾经在一家名为GLOBIS的商学院工作过一段时间。GLOBIS是一家考取工商管理硕士(MBA)学历的培训学校,这个学校里聚集了来自各行各业的商业精英。

我发现这些公司员工和丰田公司员工的区别在于,他们“几乎不准备资料”。即使他们聚在一起开会,也很少准备资料,顶多是各自在电脑上确认电子邮件中列出的议事日程(议题)。如果有需要的话,大多数情况下他们还会在开会时使用白板。

即使不准备资料,工作仍能顺利推进,就得益于这些公司都有一批拥有“深入思考工作的习惯”的员工。哪怕没有将资料一件一件准备出来,只通过脑子“深入思考”,也能把工作做好。

就算在会议中突然出现了僵局,由于与会员工“深入思考的能力”极高,问题往白板上一写,也能当场立刻得到解决办法。

如果你所在的公司是建立在员工均有如此高水平基础之上的组织,那办公使用数字化工具将如虎添翼。

只有在“即使没有纸,大多数员工也能深入思考工作的环境”中,“更加数字化”的模式才更加合理。

然而,你所在的公司是什么样的呢?

你的公司中是否所有员工都有“深入思考工作的习惯”呢?除非在职业生涯中的某个阶段接受过全面培训,否则一个员工恐怕很难仅凭动动脑,就建立起高度的“深入思考的能力”。

虽然培训的方法多种多样,但通过每天制作资料、多次参加会议,就能逐渐加深自己对承担工作的理解,也能抓住工作的本质。这就是我进行“深入思考能力”培训的方法。

这种方法,即使没有“一页纸”的限制,也应该是大多数公司的“基本工作方法”。

随着“数字化”办公方式全面普及,为提高“深入思考能力”而进行的一系列基本操作也逐渐退出舞台。

希望大家能注意到这个盲点。

至此,我们讨论了随着数字化时代的到来,培养“深入思考的能力”的机会是否被逐渐剥夺了这个问题。

“那我们公司干脆就别用商务聊天办公模式了!从现在开始就埋头整理资料,然后天天开会,天天加班!”

不过,话也不能这么说。

制作资料的机会确实越来越少了,今后越来越多的演讲工作都将以无纸化的方式进行。如果真是这样的话,我们就必须做出改变,才能跟上时代的步伐。我在本章开头也提到了,“80%的工作都是在准备资料和开会”。我为什么要跟大家提起这句话呢?因为:

80%的工作都需要通过制作资料和开会才能“深入思考”。

所以在某种程度上,我的看法和这句话有重合的地方。无论是制作资料还是开会,其实这些都只是我们在工作中进行“深入思考”的一种方式。希望大家能以更高的角度重新审视这个观点,明晰那些不应被忽略的重点。

“制作资料和发表演讲”都只是一种“手段”。其“目的”是进行“深入思考”。这样的话——

只要能达到“深入思考”的目的,使用任何手段都可以。

如此一来,让我们尝试转变观念吧!