第4章 会议细节是职场的关键

身在职场,少不了开会。各个大大小小的会议既是工作的汇报和总结,也是直接将每个员工的能力展现在大家面前的一个舞台,面对不同类型会议当中的各个阶层的领导、同仁,如何在这个“舞台”上把自己的“戏”唱好,那就要看你对它的重视程度了,你准备得是细致入微,还是敷衍了事,在这里一试便知。所以,在会议当中每一个小动作、小表现都直接关系到你的职场“钱”途!

会务工作是办公室一项经常性的工作,会务工作的好坏直接影响到会议的质量和效果。会议细节是职场人员在职场中的关键,也许会议中一份装订不全的资料、一支发不出声音的话筒或不合时宜的小动作、小声音都会直接影响到你的表现和给大家的印象。而你也会因此被烙上“粗心、办事能力不强”的坏名声,有碍职场的发展。而相反的,如果你能重视起来,就是另外一番光景了。

《职场人生》刘海莹的故事一经播放就引起了非同的反响,她从五星级的五洲皇冠假日酒店的总经理,到统领北京五洲大酒店及北京国际会议中心,之后挂帅到国家会议中心,一路走来的刘海莹在外人眼里是顺风顺水,可其中的艰辛只有她自己知道。

作为一个探路者,她无疑是成功的。可是成功背后是她对会议的执著和对工作的细致。在会议服务上,酒店通常采用的是流程负责制,也就是哪个环节出了问题,就要找那个部门的负责人问罪。这样的流程虽然责任分明,但存在一个明显的缺陷:如果一个参会代表遇到了问题,往往要沟通很多部门后才能得到解决问题的方案,这样一来既耽误了时间又浪费了精力,很不方便。

鉴于这种情况,刘海莹从细节入手,率先采用了项目经理责任制度。会议的服务从会议销售就已经开始,作为会议销售的策划者,企业赋予了极大的决策权和指挥权。通过项目经理责任制度,使项目经理对会议整个流程了如指掌,无论哪个环节出现了问题都可以直接解决。

刘海莹连续十多年参与了“两会”的接待工作。她发现来自全国各地的代表委员口味各有不同,为了确保代表们能够吃好饭,刘海莹每年都会准备具有特色的伙食。比如,为山东代表准备的戗面馒头,为江苏代表准备的卤制豆腐等。粤菜很具有地方特色,刘海莹就从广东等地高薪聘请厨师和服务人员,在餐厅里建起了小吃间,把凉茶、姜醋猪脚蛋等小吃摆上了饭桌。众口不再难调,关键就在工作的细微之处。

会议上,刘海莹也注意了别人平时关注不到的细节。比如,会议主席台上的灯光不能打“顶光”,因为在“顶光”的照射下台上会议人员的脸上会有阴影;发言台上的两支麦克风分别使用不同线路,其中一条线路故障不会影响另一支的使用,以确保会议顺利进行;装配的灯管质量不好,所产生的频率会与同声翻译的耳麦产生共振,所以会议前夕刘海莹就会亲自带领员工仔细挑选节能灯,丝毫没有半点马虎。

就是凭借着对会议工作的细致与细心,刘海莹受到了上级领导的好评,职场道路越走越宽广,一路从小职员做到了总经理。

会议前的准备工作相当关键,只有这个环节不出现任何差错,后面的会议工作才能顺利进行。这是组织会议者应该切实做到位的。如果你是一个与会者,想要在会议上好好表现一番当然更要从细节处下工夫,千万不要让自己在小地方露了怯,那可是会贻笑大方的,因为有一堆人在看着你呢!

相信每一个在职场中打拼的人都想获得成功,其实通往成功的道路并不曲折,关键就看你是否懂得做职场中的“有心人”,从基础做起,在细微之处着手,一定能够让你步步高升,取得较大成就。

细节箴言

职场中的人每天都要接触大大小小的会议,如果能够正确对待,从细节之处入手,既能提高会议质量保证会议效果,又能锻炼自己。所以,会议细节是职场关键,也将成为你职场生涯的转折点。