问题1
深度检索，让公文写作赢在起跑线

在公文写作培训中，第一节课，我一定会安排学生对检索方法进行系统学习，在本书的设计中也是如此。这是为什么呢？出于3个方面的考虑。

1 新人入职后的迫切需求

体制内新人报到通常是在下半年，再过四五个月就到了年末，这时候，各种工作总结、述职报告等公文纷至沓来。职场新人还在心理和环境的适应期，没有系统地学习过写公文的方法，就要处理大量文字工作。在人手有限、领导安排不开的时候，职场新人很容易陷入“赶鸭子上架”的困境。所以，很多职场新人有过类似的抱怨：“领导让我写一个自查整改报告，但是我都没见过自查整改报告，怎么写呢？”

想在短时间内迅速了解一个公文种类、熟悉公文的语言风格、学会公文的常用表述和框架结构，必须掌握系统的检索方法。作为一名文字工作者，我不是计算机专家，所掌握的检索方法都提炼自自己长期写公文的实战经验。随着网络的普及和科技的进步，可能会有更多、更好的检索工具出现，但是体制内工作有其特殊性，有时无法及时接入新的技术手段。因此，部分检索“土”办法是体制内职场新人所必须掌握的，熟练使用后，足以应对日常工作。

2 快速弥补系统性思维的短板

在人手有限的情况下，有的职场新人会被安排撰写宏观感较强、问题反映全面、举措翔实新颖的公文，但是认知的提升、思维的完善和深度思考能力的培养不是一朝一夕就能完成的。也就是说，职场新人还没来得及在实践中提高自己的思考能力，就被要求去尽量全面地思考问题，怎么办呢？

通过检索，我们可以快速了解他人对同一问题的思考角度，比如他人都想到了哪些要点；有哪些工作是和本单位工作重合的，只是本单位缺少提炼；有哪些问题是自己从来没有想到过的；有哪些名词对自己来说是全新的……充分占有资料能帮助我们迅速发散思维，提高思考的周全度。

3 解决“拿不准”的问题

在《从零开始学公文写作》的第2章中，我详细介绍了公文格式的设置要求和设置方法，但是在实践中，我们依然会遇到很多拿不准、查不到，或者没有标准和依据的特殊情况。

比如，研究“通知”这类公文，执笔人会发现，有的时候，“现通知如下”后面是句号，有的时候则是冒号。那么，什么时候用句号，什么时候用冒号呢？

又如，“某领导zuo重要讲话”中，是用“做”，还是用“作”呢？

再如，有的执笔人在行业自律协会工作，需要给各个协会成员发通知，开头的称谓拿捏不好，如果写“各位会员”，感觉有些随意，对象像自然人，场景像商场或超市，那么，应该怎么称呼对方呢？

……

我们对以上情况进行分类，一个是形式问题，即实际工作中有办文制度覆盖不到的细节；一个是内容问题，即不知道如何表述才是准确的、规范的。这时候，进行合理检索能快速解决这些问题。检索时要注意，寻找对标案例的时候，要尽量向上检索，比如，省级以上部门的发文会更加严谨、规范。