会议成本的管控

开会通常需要耗费一定的成本，成本的计算公式为：

会议成本=会议工时成本+效益损失成本+会议直接成本

所谓“会议工时成本”是指将与会者的会议准备时间、到达会场需要的时间以及会议工作人员的时间等因素转化为金钱成本。这个金钱成本主要由与会者和会议工作人员的平均工资构成。

所谓“效益损失成本”是指由与会者参加会议，离开原来的工作岗位而造成的生产、管理、市场反应的滞后等损失。举例来说，在公司的周例会召开时，可能正好有潜在客户打来电话，由于前台或者秘书未能恰当地处理好，造成这项本可能成交的业务归于失败。这就属于一种效益损失成本。

“会议直接成本”包括与会者到达会场的旅行费用以及会议期间的住宿、交通、会场的租金、相关文件资料等费用。一般来说，这些费用都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。

在了解会议成本的构成之后，接下来要面对的是如何有效控制会议成本。这里可以根据优化会议成本的三个构成因素，探讨降低会议成本的方法。

“会议工时成本”涉及人员越多，占用人员的工作时间越多，无形当中在会议期间支付的薪酬就越多，工时成本就会越高。因此，行政部作为具体组织会议的部门，应该了解清楚会议需要哪些人参加、不需要哪些人参加，这样有利于尽可能降低不必要的工时成本。

当然，参加会议的人员数量要控制合理，既不宜太多，又不宜太少，要根据实际需要来定。另外，会议组织者要控制会议按流程进行，掌握好时间，尽量不要推迟或延长会议；对每个与会者的发言时间应该酌情限定。为了确保会议做出的决定能够予以实施，会议得出的决定和结论应该落实到部门或人，并严抓执行，必要时安排会后跟踪，以确保会议的决定和结论能够有效实施。

关于“效益损失成本”，行政部在组织会议时，应该明确通知与会人员要交代好业务情况，从而确保与会人员在开会期间也不会影响正常的业务往来。同时，与会者要明确会议目的，做到事前准备充分，发言有的放矢，以积极、正面的心态面对会议，从而使得自己参加的会议有效果。

关于“会议直接成本”，对于公司内部的会议，一般来说，由于基本不涉及场地租金、交通费等费用，因此产生的直接会议成本非常低；对于在公司外召开的会议，就要考虑租用场地、交通位置是否方便、住宿费用等问题，要在确保不影响会议规定质量的前提下，尽可能降低不必要的会议成本。

总的来说，在企业的发展中，很多好的决策就源于会议。当然，会议不宜过多，要努力让每一次会议都开得充实而有必要，并积极落实会议中形成的各项决策，即让会议“接地气”。这样，不仅会议成本得到管控，而且从会议中获得的效益能更好地促进企业的发展。