1.5 识PowerPoint 2016的工作界面

本节教学录像时间：27分钟

1.5.1 快速访问工具栏

快速访问工具栏位于PowerPoint 2016工作界面的左上角，由最常用的工具按钮组成。如【保存】按钮、【撤消】按钮、【恢复】按钮和【从头开始】按钮等。单击快速访问工具栏的按钮，可以快速实现其相应的功能。

单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，弹出【自定义快速访问工具栏】下拉菜单。

单击【自定义快速访问工具栏】下拉菜单中的【新建】和【打开最近使用过的文件】之间的选项，可以添加或删除快速访问工具栏中的按钮。如单击【新建】选项，可以添加【新建】按钮到快速访问工具栏中。再次单击下拉列表中的【新建】选项，则可删除快速访问工具栏中的【新建】按钮。

单击【自定义快速访问工具栏】下拉菜单中的【其他命令（M）】选项，弹出【PowerPoint 选项】对话框。通过该对话框也可以自定义快速访问工具栏。

单击【自定义快速访问工具栏】下拉菜单中的【在功能区下方显示（S）】选项，可以将快速访问工具栏显示在功能区的下方。

再次单击【在功能区下方显示（S）】选项，则可以将快速访问工具栏恢复到功能区的上方显示。

另外，在快速访问工具栏的按钮图标上右击，在弹出的快捷菜单中也可以进行相应的操作。

1.5.2 标题栏

标题栏位于快速访问工具栏的右侧，主要用于显示正在使用的文档名称、程序名称及窗口控制按钮等。

在上图所示的标题栏中，“演示文稿2”即为正在使用的文档名称，正在使用的程序名称是PowerPoint。当文档被重命名后，标题栏中显示的文档名称也随之改变。

位于标题栏右侧的窗口控制按钮包括【功能区显示选项】按钮、【最小化】按钮、【最大化】按钮（或【向下还原】按钮）和【关闭】按钮。当PowerPoint 2016工作界面最大化时，【最大化】按钮显示为【向下还原】按钮；当PowerPoint 2016工作界面被缩小时，【向下还原】按钮则显示为【最大化】按钮。

单击【功能区显示选项】按钮，弹出如下图所示的快捷菜单。

单击【自动隐藏功能区】选项，功能区隐藏后显示如下图所示。

单击右上角的按钮，则重新显示功能区，恢复到隐藏前的界面。

单击【显示选项卡】选项，则功能区隐藏，但功能区的选项卡仍然显示，单击选项卡可显示该选项卡下面的命令。

单击【显示选项卡和命令】选项，则重新恢复到原来的界面，这是PowerPoint 2016的默认选项。

1.5.3【文件】选项卡

【文件】选项卡位于功能区选项卡的左侧，单击该按钮弹出如下图所示的下拉菜单。

下拉菜单中主要包括【信息】、【新建】、【打开】、【保存】、【另存为】、【历史记录】、【打印】、【共享】、【导出】、【关闭】、【账户】、【选项】和【反馈】命令。下面对各选项的功能简单介绍一下。

【信息】显示当前文档的基本信息，包括属性、相关日期、相关人员等，如上图所示。

选择【新建】命令，弹出【新建】模板，如下图所示。

选择【打开】命令，显示【最近】、【OneDrive】、【这台电脑】、【添加位置】和【浏览】选项，每个选项都对应着相应的内容，例如选择【最近】选项，弹出最近打开的PPT文件，单击这些文件，可以打开它。

单击【浏览】选项，在弹出的【打开】对话框中可以选择要打开的演示文稿或幻灯片。

单击【保存】或【另存为】选项，可以选择【另存为】的位置。选择相应的位置后可以保存该文件。

小提示

选择【打印】命令，可以对打印文稿进行设置，比如选择打印机，设置打印文稿的页数、颜色以及份数等。

选择【共享】命令，可以通过保存到云、电子邮件、联机演示或发布幻灯片等方式向其他人发送幻灯片。

选择【导出】命令，可以通过创建PDF/XPS文档、视频、CD、讲义以及其他文件类型导出。

选择【关闭】命令，则可以直接关闭已打开的演示文稿或幻灯片，但没有退出PowerPoint 2016。

选择【账户】命令，在账户选项下，用户可以更改Office的主题，查看Office的版本信息，用户还可以登录到Office在其他任何位置访问文档。

选择【选项】命令，可以通过弹出的【PowerPoint 选项】对话框对PowerPoint 2016的【常规】、【校对】、【保存】和【版式】等选项进行设置。

1.5.4 功能区

功能区位于快速访问工具栏的下方，通过功能区可以快速找到完成某项任务所需要的命令。

功能区主要包括【开始】、【插入】、【设计】、【切换】、【动画】、【幻灯片放映】、【审阅】和【视图】等8个选项卡以及这些选项卡的组和各组中所包含的命令或按钮。

单击选项卡右侧的【功能区最小化】按钮，可以将功能区最小化到只显示选项卡。此时，【功能区最小化】按钮转变为【展开功能区】按钮。也可以通过使用【Ctrl+F1】组合键或1.5.2节介绍的选项内容来实现功能区的最小化或展开功能区的操作。

下面简单介绍一下各个选项卡。

1.【开始】选项卡

【开始】选项卡中包括常用的【剪贴板】、【幻灯片】、【字体】、【段落】、【绘图】和【编辑】等6个组，是最常用的功能区之一。

使用【开始】选项卡可以进行插入新幻灯片，将对象组合在一起以及设置幻灯片上的字体、段落等文本格式的操作。

2.【插入】选项卡

【插入】选项卡主要包括【幻灯片】、【表格】、【图像】、【插图】、【链接】、【文本】、【符号】及【媒体】等组。通过【插入】选项卡可以将表、形状、图表、页眉或页脚等插入到演示文稿中。

3.【设计】选项卡

【设计】选项卡主要包括【主题】、【变体】和【自定义】等组。使用【设计】选项卡可以对演示文稿的页面和颜色进行设置，也可以通过自定义组对演示文稿的背景和主题自行设置。

4.【切换】选项卡

【切换】选项卡主要包括【预览】、【切换到此幻灯片】和【计时】等组。通过【转换】选项卡可以对当前幻灯片进行应用、更改或删除切换等操作。

在【切换到此幻灯片】组中单击选择某种切换可将其应用于当前幻灯片，并可以为该幻灯片选择切换效果。在【计时】组中，通过【声音】列表可以从多种声音中进行选择以在切换过程中播放，在【换片方式】下可选中【单击鼠标时】复选框，以在单击时进行切换。

5.【动画】选项卡

【动画】选项卡主要包括【预览】、【动画】、【高级动画】和【计时】等组。其中，【计时】组中包括用于设置开始和持续时间的区域。

通过【动画】选项卡可以对幻灯片上的对象进行应用、更改或删除动画的操作。如单击【添加动画】按钮，可以选择应用于选定对象的动画。

6.【幻灯片放映】选项卡

【幻灯片放映】选项卡主要包括【开始放映幻灯片】、【设置】和【监视器】等组。通过【幻灯片放映】选项卡可以进行开始幻灯片放映、自定义幻灯片放映的设置和隐藏单个幻灯片等操作。

【开始幻灯片放映】组包括【从头开始】、【从当前幻灯片开始】、【广播幻灯片】和【自定义幻灯片放映】等。

单击【设置】组中的【设置幻灯片放映】按钮，弹出【设置放映方式】对话框。通过该对话框可以对放映类型、放映选项、放映幻灯片及换片方式等进行设置。

7.【审阅】选项卡

【审阅】选项卡主要包括【校对】、【见解】、【语言】、【中文简繁转换】、【批注】、【比较】及【墨迹】等组。通过【审阅】选项卡可以检查拼写、更改演示文稿中的语言或比较当前演示文稿与其他演示文稿的差异。

8.【视图】选项卡

【视图】选项卡主要包括【演示文稿视图】、【母版视图】、【显示】、【显示比例】、【颜色/灰度】、【窗口】及【宏】等组。使用【视图】选项卡可以查看幻灯片母版和备注母版，进行幻灯片浏览，打开或关闭标尺、网格线和参考线，也可以进行显示比例、颜色或灰度等的设置。

1.5.5 工作区

PowerPoint 2016的工作区包括位于左侧的【幻灯片大纲】窗格、位于右侧的【幻灯片】窗格和【备注】窗格。

1.【幻灯片大纲】窗格

在普通视图模式下，【幻灯片大纲】窗格位于【幻灯片】窗格的左侧，用于显示当前演示文稿的幻灯片数量及位置。

2.【幻灯片】窗格

【幻灯片】窗格位于PowerPoint工作界面的中间，用于显示和编辑当前的幻灯片。用户可以直接在虚线边框标识占位符中键入文本或插入图片、图表和其他对象。

小提示

3.【备注】窗格

【备注】窗格是在普通视图中显示的，用于键入关于当前幻灯片的备注，可以将这些备注打印为备注页或在将演示文稿保存为网页时显示它们。

在打开空白演示文稿模板后，只能看到【备注】窗格的一小部分。为了便于有更多的空间键入备注内容，可以通过调整【备注】窗格的大小来实现。具体操作方法如下。

步骤01 将鼠标指针指向【备注】窗格的上边框。

步骤02 当指针变为↕形状后，向上拖动边框即可增大演讲者的备注空间。

小提示

1.5.6 状态栏

状态栏位于当前窗口的最下方，用于显示当前文档页、总页数、备注、批注、视图按钮组、显示比例和调节页面显示比例的控制杆等。其中，单击【视图】按钮可以在视图中进行相应的切换。

在状态栏上右击，弹出【自定义状态栏】快捷菜单。通过该快捷菜单，可以设置状态栏中要显示的内容，如下图所示。