2.6 整理与归档

完成了公文的立卷工作后，接下来就要按照案卷对公文进行组合和归档。在这一工作环节中，工作人员应该特别细心、谨慎，以免档案错乱，为以后的查考带来不便。

2.6.1 组卷过程

公文的组卷是其整理和归档的重要环节，是进行后续归档工作的前提和基础。“组卷”，即“案卷的组合”，是文书部门在年终或次年上半年对案卷的各条款内的公文进行组合的一系列工作。它包括以下四个环节。

1．调整并组合案卷

这是一项非常系统而全面的工作，它要求在平时立卷的基础上对各条款内的公文进行调整，并最终让案卷组合完成的一项工作。

2．排列并固定编号

这主要是针对有一定联系的各案卷内的公文而言的。把有联系的各个公文进行系统化排列，使得公文与公文之间具有条理性，并让它们联系明朗化，然后再利用阿拉伯数字进行编号，使它们之间的顺序比较固定。这一系列的排列和编号工作也是公文组卷过程的重要环节。

3．拟写案卷标题

标题，一般说来，是对内容的概括和总结。位于案卷封面上的标题也是如此。拟写案卷标题是以后进行档案编制工作的主要依据，因此，必须在一些问题上加以注意，如图2-39所示。

4．编目并组合成卷

这是对卷内公文进行编目和装订，并按编号装订成卷的工作环节，它是公文立卷工作基本完成的标志。

其中，编目是进行检索的基础性工作，主要包括填写卷内公文目录、备考表和案卷封皮等。另外，在装订方面，案卷的基本要求是整齐、牢固，且不能影响人们正常的查考阅读。

2.6.2 移交归档

公文在组卷完成以后，就进入移交归档环节了。关于公文的移交归档，具体指已经编立好的案卷，必须按照归档制度逐年移交给机关档案部门集中保管。

那么，移交归档所依据的归档制度究竟是什么呢？具体说来，归档制度主要包括三个方面的内容，如图2-40所示。

遵循归档制度的公文立卷工作的完成，是整个公文处理工作的终结，是公文写作与运用流程的依据和凭证，有着非常重要的意义，具体表现如图2-41所示。