1.3 公文的特点和作用

公文产生于一定的社会环境，并依照特定的规范而成文，最终运用在不同的领域，因此，相对于其他文书来说，公文有着它自身的特点和作用。了解公文的特点和作用，有助于读者更好地掌握公文的写作技巧和写作规范。因此，本节将对这两个方面的内容进行具体介绍。

1.3.1 特点1：权威性

公文的权威性，具体说来，主要表现在两个方面，一是公文制发机关的权威性，二是公文使用功能的权威性，具体分析如下。

1．公文制发机关的权威性

公文的形成主体是各级机关、社会团体和企事业单位，因此，对于公文而言，它代表的是这些社会组织的各个机关和部门。特别是对于党政公文来说，其所代表的是各级党政机关。

而党政机关之所以制发公文，其主要原因在于它们需要通过公文来传递党和国家的政策及命令，进而实现其处理公务、开展工作的目的，这就需要制发机关在形成公文时具有法定权威性，这是保证公文所表现出来的意志和策令顺利实现和实施的基础。

2．公文使用功能的权威性

这一方面的权威性从其实质来说，是由制发机关的权威性衍生出来的。因为当具有权威性的党政机关制定和发布公文时，公文所体现出来的基本职能是把各级党和国家的行政机关处理公务和开展工作的各种策令传播开去，而公文在这一过程中所表现出来的策令性是其具有代表性的使命，从而使得公文在权威性方面有了法定效力和约束力。而且从公文使用功能的本身而言，它使得党政机关必然赋予其权威性的地位。

综上所述，公文是由具有权威性的党政机关制发的具有使用权威性的一种文体。可见，公文的权威性伴随着其产生、传播和使用的全过程，是公文的一种基本的、主要的特点。

1.3.2 特点2：实用性

从公文的属性来说，它是一种服务于现实生活的重要工具，具有明显的实用性，具体分析如图1-11所示。

可见，实用性是公文的一个重要特征，是公文产生的关键，也是公文存在的必要性要求。

1.3.3 特点3：规范性

公文的成文和传播都是有一定规范的，这就是公文规范性的表现。关于公文的这一特性，可从必要性和具体表现两方面进行考虑，如图1-12所示。

1.3.4 特点4：特定性

公文还具有明显的特定性。这一特点主要表现在公文有一定的行文关系和方向，也就是说，它的受体是一个特定的群体，如图1-13所示。

相对于前三个特征而言，公文的特定性是一种更为直观、显性的存在，在公文的正文中可以找到明显相关的语句。

1.3.5 作用1：管理调控

国家机关、社会团体和企事业单位进行公务处理的过程，就是其进行管理和调控的过程，而这一过程的传播媒介主要是公文，因而，公文的内容和基本职能赋予了其管理调控作用。一般说来，公文的管理和调控作用主要表现在如下两个方面。

1．指导性的管理调控作用

公文是党政机关传达其意志的工具，无论是制定和发出公文的党政机关，还是传达公文的各级党政机关，其所发出的公文本身及其衍生文件都是对工作具有指导意义的存在，能对各级工作起到指导性的管理调控作用。

2．协调式的管理调控作用

公文的管理调控作用除了表现在公文内容的工作指导方面，还表现在对各级机关、各部门和各社会团体之间的关系协调上，具体如图1-14所示。

1.3.6 作用2：约束规范

俗话说：“无规矩不成方圆。”也就是说，对于任何具有组织形式的机关和团体而言，它都需要凭借一定的条文来对人们的行为进行约束和规范。而对于党和国家而言，这些条文就是一系列的以公文形式颁布的法律、法令和法规等。

对于公文而言，它以传达治理党和国家的策令为基本职能，因而以公文形式颁布的法律、法令和法规等是为了约束和规范人民群众的行动，且人们对于公文内容所包含的各种决定必须坚决执行和严格遵守，不得违背。

当然，关于公文的约束规范作用，有三个问题需要注意，如图1-15所示。

1.3.7 作用3：协商交流

对于各级各类国家机关、社会团体和企事业单位而言，公文不仅是一种起着管理调控和约束规范作用的文体，它还是这些社会组织相互关联的主要媒介，起着沟通不同机关和组织的桥梁和纽带作用。

特别是对于通知、通告、通报、报告、公函等类型的公文而言，其协商交流的作用就更加明显。关于公文的协商交流作用，具体分析如图1-16所示。

1.3.8 作用4：依据凭证

在时效性方面，不同的公文是存在区别的，因而为了更好地掌握公文的这一特征，以便为公务的处理提供依据，就需要在制发公文时提供必要的相关内容信息作为凭证。

且从某一方面来说，公文其实就是各级各类机关、社会团体和企事业单位进行的各种公务活动的依据，如图1-17所示。