表单结构图——冲脉

企业管理中经常用到各种表单，尤其供应链领域最为丰富，它们表现为各种出入库凭证、采购凭证、物流凭证、台账、申请表、统计表、工作报表……这些表单大多是用来辅助业务流程的，它们之间存在着演化关系或逻辑关系，用以表达这种关系的图可称为表单结构图。

表单结构图在大多数企业中是没有的，是笔者自己总结的一种工作方法。

接手供应链工作时，表单的梳理是最困难的，其中“缺失”“错乱”“不合理”“不规范”的现象非常普遍。梳理表单首先要弄清的是表单的层次关系。

通常情况下，凭证类表单处于底层，由它衍生出相关台账或审批表，经过一定积累后，形成统计分析表，统计分析表再经过整合形成工作月报之类的复杂报表，如图3-9所示。

因此，理清表单结构的第一步就是找出所有的凭证表，那么一套供应链系统应该有多少张凭证表呢？

对于仓库型管理业务，可通过对所有造成存货数量或质量变化的业务动作进行枚举，判断应该有哪些凭证，以及梳理实际凭证的对应情况，如表1所示。

对于采购和运输管理的业务，因其多为任务型管理业务，可对任务的生命周期进行追踪分析，找出其关键节点，以此判断应该有哪些凭证，如表2和表3所示。

通过上述方法，可将基础凭证梳理清楚，以凭证表单为基础，可进一步梳理台账、审批表等高阶表单，梳理的方法可参照上面这种对照表方式，表述高阶和低阶表单关系，如表4所示。这样很快就能摸清整个系统内的表单结构。

这些表单或以纸质形式存在，或在ERP系统中，或以Excel表、传真、微信、邮件等其他形式存在。

这些表单决定了管理需要的基础数据提取的可能性，决定了考评奖惩是否能实现量化，决定了供应链信息化、智能化是否能够实现。

通过对这些表单的分析，同样可以发现若干供应链中存在的问题。下面就列举几个常见的表单结构问题。

1.表单结构病——重复登记

有些表单信息在多个部门或多岗位上被重复登记，各个部门在做数据统计的时候，都以自己登记的数据为准，形成两套账的现象。

在这种情况下，由于登记的人为因素，信息源的差异，必然会出现数据不一致、信息互相矛盾的结果。这种重复登记既浪费了人力，又容易出错，这个问题完全可以通过数据共享、协助审核的方式予以解决。

2.表单结构病——表形式不合理

表单形式的设计水平很大程度上决定了表单的执行效果。

一些表单设计了很多需要手工填写的大段文字内容，造成填写速度慢，而且难以量化统计的问题。还有一些表单，表项之间明明可以互相推演计算，例如，出生日期和年龄等，却要求填表人都要填写，造成填表效率降低。

高质量的表单设计应该兼具美观、量化、智能化、安全化的优点，本书第4章，将会深入解释这四大原则。

3.表单结构病——凭证无效

作为凭证表单，其有效性至关重要，若没有责任人的签字或其他形式的确认，就好像自说自话，一旦出现风险，这种凭证无法拿来问责。

尤其像仓库借条这样的凭证，不仅要有责任人的签字，更要使其具有一定法律效力，一旦出现风险，公司也可以凭借条对责任人进行追索。

4.表单结构病——归档混乱

表单凭证每天都会产生，日积月累数量惊人，有效归档才能在发生风险的时候找到分析问题的依据，才能在需要统计的时候找到数据源。

由于凭证表单形式各异，统一归档就成了难题，最终造成即使凭证齐全，也难以追溯的后果。对表单凭证的格式、形式充分优化后，表单具有了标准的模板，然后，对凭证进行严格的编码管理，并提出每日归档的要求，归档的问题自然会得到解决。

综上所述，表单凭证设计中的常见问题如图3-10所示。

关于凭证表单、数据表、统计表等表设计和绘制技巧，本书第19章会进行讲解。