××PF01-06 服务、供应品的采购管理程序

1 目的

对外部的协作和供给进行控制,确保所采购的支持服务、供应品(包括试剂和消耗性材料等)的质量,符合检测和(或)校准工作要求。

2 范围

适用于对检测和(或)校准质量有影响的支持服务、供应品(包括试剂和消耗性材料等)的选择、购买、验收、存储等的控制和管理。

3 职责

3.1 业务科所负责提出服务、供应品(包括试剂或消耗性材料等)采购的申请,并负责对检测和(或)校准质量有影响的试剂和消耗性材料的验证。

3.2 总务科负责对检测和(或)校准质量有影响的服务、供应品的识别、选择、采购以及试剂或消耗性材料的购买、验收、保管和领用,供应商评价并定期审核。

3.3 中心主任(技术负责人)负责采购申请、供应商评价结果的批准和报废物品的审批。

4 程序

4.1 服务与供应品的识别

4.1.1 影响检测和(或)校准质量的服务可包括:计量检定、校准,设施和环境条件的设计、制造、安装、调试,设备的安装、调试、维修,人员培训教育、废弃物处置等。

4.1.2 影响检测和(或)校准质量的供应品可包括:仪器设备、辅助设备和测量器具,试剂、标准物质、消耗性材料等。

4.1.3 总务科负责对检测和(或)校准质量有影响的服务和供应品进行识别,并编制中心服务和供应品采购控制清单。

4.2 采购选择与供应商的评价

4.2.1 采购的选择原则:优先选择技术能力、质量保证能力、服务能力强的,价格合理的,并经评价获得批准的合格供应商。

4.2.2 供应商的评价

4.2.2.1 总务科负责收集提供服务与供应品的单位或商家相关背景(证明)资料和信息,填写××PF01-06-02《供应商评价表》,并从产品/服务质量、质量体系和质量保证能力、价格、交货情况、售后服务、顾客满意度等方面,对每个供应商逐一进行评价,评价结果符合要求后经技术负责人批准,编制××PF01-06-03《合格供应商名录》。

4.2.2.2 对供应商的评价应是动态的,总务科应定期对其资质、信誉、价格和服务质量以及业务科所的反馈意见等方面进行评价,对评价不合格的供应商给予撤除,并编制新的××PF01-06-03《合格供应商名录》,确保其持续满足要求。

4.3 采购

4.3.1 采购申请:业务科所根据工作需要,提出拟采购的服务和供应品(含试剂或消耗性材料等)的具体要求,可包括(但不限于)型号、规格、数量、类别、等级、图纸、技术指标、用途和检查方法、交货方式和时间,表明提供服务和供应的单位或商家满足质量体系标准的要求。采购服务可以增加对提供服务的人员的资格能力水平的要求。并填写××PF01-06-01《服务和供应品采购申请表》,交总务科。

4.3.2 采购批准:总务科收到××PF01-06-01《服务和供应品采购申请表》后,负责审核信息的准确性和完整性,并从合格供应商中询价,完整申请表的填写,上报中心主任批准。

4.3.3 采购实施

4.3.3.1 总务科根据获准后的采购申请,在合格供应商中实施采购。

4.3.3.2 大型仪器及列入政府采购目录的服务、供应品(含试剂和消耗性材料等)由政府统一招标采购,其他未列入的服务、供应品(含试剂和消耗性材料等)的采购实行定点(合格供应商)采购,具体参见××PF01-30《仪器设备管理程序》、××PF01-31《标准物质管理程序》等程序。

4.3.3.3 危险品和剧毒品的采购、验收和存储等按照公安部门的要求和××PF01-20《危险化学品安全管理程序》执行。

4.3.4 采购的验收、验证

4.3.4.1 总务科物资管理人员接收所购物品时,应对每一种购入物品按照“采购申请表”或合同书的要求,对名称、型号、数量、外包装等进行符合性验收,并填写××PF0l-06-04《物品验收单》。

4.3.4.2 业务科所对购入的试剂或消耗性材料(对检测和(或)校准质量有影响的),按照相关检测标准或规范的要求进行技术指标的符合性验证,验证需明确检测项目、检测方法和结果判定,做好相应的原始记录,并填写××PF01-06-07《试剂(材料)验证记录表》,验证不符合要求的物品及时反馈给总务科,作为合格供应商评价依据。

4.3.4.3 采购物品经上述验收或验证后,结果符合要求的,可投入检测使用。

4.3.4.4 采购物品经上述验收或验证后,结果不符合要求的,不得投入使用,总务科应与供应商沟通,采取调换、降级改作他用或拒收退货。

4.3.4.5 采购服务也应按照相关规定的要求,进行符合性验收。

4.3.4.6 仪器设备的验收按照××PF01-30《仪器设备管理程序》执行。

4.3.4.7 标准物质的验收、验证按照××PF01-31《标准物质管理程序》执行。

4.4 存储

4.4.1 采购物品入库后由总务科进行贮存登记。

4.4.2 物品的贮存应按照说明书中的要求和规定进行贮存。对有毒有害物品应实施安全隔离,对易燃易爆物品应避光、防火和防电,怕挤、怕压物品限制叠放层数,并应严格遵守公安、消防部门、生物安全管理和中心有关安全生产管理制度以及仓库保管规定,做到不混淆、不丢失、不变质、不损坏,有防火、防爆、防盗安全设施,确保人员、设施和设备以及环境的安全。

4.5 发放

4.5.1 业务科所填写××PF01-06-05《物品领用单》,经科所负责人签字后到仓库领取,并确保运输途中的安全。

4.5.2 仓库保管员按××PF01-06-05《物品领用单》发放物品,做到先进先出,防止积压。

4.6 报废:物品由于超过有效期或其他客观原因导致变质时,总务科需填写××PF01-06-06《物品报废申请单》,并提出处理意见经中心主任审批后执行。

4.7 资料归档

供应商的评价记录(如认证或认可证书及其能力范围的复印件、调查资料、评价表等)、获批准的合格供应商名录、服务和供应品采购申请表、采购合同或协议和符合性验收、验证记录等交档案管理部门按××PF01-12《记录和档案管理程序》进行管理。

5 服务、供应品的采购管理流程图(图06-01)

6 相关文件

6.1 ××PF01-12《记录和档案管理程序》

6.2 ××PF01-15《人力资源管理程序》

6.3 ××PF01-20《危险化学品安全管理程序》

6.4 ××PF01-21《菌种、毒种(株)和阳性标本管理程序》

6.5 ××PF01-30《仪器设备管理程序》

6.6 ××PF01-31《标准物质管理程序》

6.7 ××PF01-48《检验责任追究制度》

7 质量记录

7.1 ××PF01-06-01《服务和供应品采购申请表》

7.2 ××PF01-06-02《供应商评价表》

7.3 ××PF01-06-03《合格供应商名录》

7.4 ××PF01-06-04《物品验收单》

7.5 ××PF01-06-05《物品领用单》

7.6 ××PF01-06-06《物品报废申请单》

7.7 ××PF01-06-07《试剂(材料)验证记录表》