××PF01-07 合同评审程序

1 目的

为规范中心的合同评审,保证合同的内容明确、充分,满足客户要求和中心的技术能力要求,更好地为客户服务,保证检测工作的顺利完成。

2 范围

适用于与客户签订检测协议时的评审。

3 职责

3.1 样品受理部门负责客户的接待,为客户提供服务,负责常规委托检测合同评审及委托检测协议书的签订。

3.2 质量管理科负责重复性的例行委托检测合同评审。

3.3 技术负责人或技术主管负责组织特殊合同评审。

4 程序

4.1 合同的受理和评审

4.1.1 常规委托检测合同评审

常规或简单检测合同的评审,由样品受理部门进行评审并直接与客户签订××PF01-07-01《委托检测协议书》。

4.1.2 重复性的例行委托检测合同评审

重复性的例行检测合同评审,如客户没有新的要求,由质量管理科负责,在初期调查阶段,或在与客户总协议下对持续进行的例行检测工作合同批准时进行评审,双方签订总协议。每次送样时,客户仅需提供简单的申请单,写明如样品名称、性质、规格、数量、检测项目、保存条件等。

4.1.3 特殊合同

新的、复杂的、先进的检测合同的评审,由技术负责人或技术主管组织相关部门、人员(技术、质量、检测、采购等)以会议的方式进行评审,参加评审的人员在检测协议书上签字。

4.1.3.1 对于比较复杂或重要的或需采用先进设备的检验任务,参加评审人员应及时向客户了解需求,记录客户有关检验的依据、对象、目的、时间、数量、结果、特殊要求等细节,在实验室能力、资源均能满足的前提下,技术负责人或技术主管授权与客户正式签署××PF01-07-01《委托检测协议书》。

4.1.3.2 如果要使用新的检测方法,实验室应对方法进行确认,并作出该新检验方法在本实验室的不确定度和精密度的评价和确认,在确信具备能力和符合标准条件的情况下,应编制相应的检测作业指导书,提供给相关检测人员,需要时将新项目报省技术监督局进行应急扩项评审。

4.2 合同评审的要求

4.2.1 合同评审包括的内容

4.2.1.1 客户的要求是否符合国家法律、法规及有关规定;

4.2.1.2 检测项目是否在资质认证授权的范围内;

4.2.1.3 检测依据或检测方法(包括抽样方法)双方是否达成一致;

4.2.1.4 检测样品是否符合检测要求,如有偏离,双方应达成一致,并记录和签字;

4.2.1.5 客户提供的信息是否全面和明确;

4.2.1.6 对检测报告及份数要求;

4.2.1.7 分包是否满足要求;

4.2.1.8 检测费用与承诺的检测时间应达成一致;

4.2.1.9 其他需要说明的问题。

4.2.2 合同评审完成后,负责合同评审人员或全体参与评审人员和客户在检测协议书上签字并注明日期。一般合同由样品受理员签字;重复性的例行委托检测合同由质量管理科负责人签字;特殊合同由参加合同评审的人员签字。

4.3 合同的执行

4.3.1 合同签订后,有关科室按规定的时间内完成合同中的各项承诺。

4.3.2 对合同的任何偏离应通知客户。在接收样品时,应当记录异常情况或偏离。当对样品是否适合于检测存有疑问时,或者样品与所提供的说明不相符时,或者对所要求的检测规定不够详细时,合同评审人员应在合同评审时询问客户,要求进一步做出说明并记录讨论的内容。样品接收状态包括在实验室内部及分包方的流转过程中,都应记录异常情况或偏离。具体按××PF01-27《允许偏离的程序》执行。

4.3.3 在检测工作开始后,如果需要修改合同,提出修改一方应将修改要求以书面形式或电话形式告之另一方,并在取得另一方同意后修改检测合同。对于电话形式修改的,样品受理员应做好详细记录。修改的书面资料及记录应作为附件一并放入合同。

4.3.3.1 当客户提出修改要求时,样品收发人员应重新对客户的要求及修改后的检测合同进行评审,并负责将修改内容及时通知相关检测科室。

4.3.3.2 当中心提出修改要求时,样品受理员应重新对客户的要求及修改进行评审,并负责与客户进行沟通和对修改后的检测合同重新评审。

4.4 合同的管理

合同及相关记录随相应检测报告归档。

5 相关文件

5.1 ××PF01-05《检测分包程序》

5.2 ××PF01-23《检测工作程序》

5.3 ××PF01-27《允许偏离的程序》

6 质量记录

6.1 ××PF01-07-01《委托检测协议书》