0.1　误用：PPT内容组织与设计制作的错误

PPT使用过程中出现了越来越多的问题。有时人们把大量内容一股脑塞进一页PPT里，有时PPT里满是项目编号列表，这让PPT遭受到了大量的批评，反对PPT的人甚至提出了“Death by PowerPoint”的观点。图0-1是一次军事会议上，汇报者用PPT制作的一张战略图，本想生动地说明一下战略、战术，但结果一团糟。

为什么会这样呢？你平时在工作中使用PPT时遇到过哪些问题呢？

假设你是一个项目的负责人，在公司内部对上级管理者进行了一次项目进度的汇报，在汇报时上级提出很多的修改意见，并且表示你今天的PPT做得不够好。这里的不好，不是一两个漂亮模板能简简单单地解决掉的，它一般都会涉及两个方面的问题——内容和设计。这就犹如好的食材还需要得到好的加工，最终才能成为可口的菜肴一样。PPT要好，首先内容得过关，其次设计要能够更好地展现内容。

0.1.1　内容上的疏漏与繁杂

PPT内容的准备其实更像是一种各种资料的统筹平衡。

在使用PPT进行工作汇报时经常遇到这样一种情况，当你讲解某一张页面时，对方会提出各种问题，比如这个项目报告里怎么没有经济测算啊，关于项目进度的时间分解好像不对吧。

这种汇报当中怕的不是问题，而是你没有应对的答案。一般在对方提出问题后，你有两种解决方案：一个是口头解答，另一个是在其他的PPT页面上有相关的内容，给对方进行解释。但如果两者都做不到，则表明在一开始你就没有考虑到这个问题，造成了PPT内容上的疏漏，那这次汇报必定是失败的。越是重要的汇报，PPT在内容准备上越需要充分。

另外一种情况就是事无巨细地将所有已知的文件资料都添加到PPT里，制作出一个超长演示文稿。那些偷懒的PPT制作者机械地将资料从不同地方复制进PPT里，100页、200页、500页的PPT就这样诞生了。这么多的内容在面对面讲述时只会有一个结果，观看者会越来越没有耐心听下去，他会把自己觉得不重要的页面一扫而过，直至放弃PPT开始不断发问，整场汇报就会变得很被动。繁杂有时并不能表明工作的认真，反而会让人觉得你没有用心，因为所有资料都是堆砌出来的。

0.1.2　设计上的不足与精进

与内容组织相比，PPT的设计制作也是个让人头疼的问题。一个80%的职场人都需要去使用的工具，却很少有人能够真正去掌握它，这就犹如我们都会写字却不一定能写出好的文章一样，因为大部分的职场人士都非设计专业出身，也不需要靠制作PPT来养活自己。因此，软件使用时间的不足和设计能力的欠缺都造成了PPT成品的不美观。

在日常工作中这样的不美观至少体现在以下六个方面。

1.文字

很多人对于PPT制作的理解还停留在将Word的中的文字复制粘贴到PPT当中。还有讲述者对文字内容不熟悉，因此需要把大量的文字贴到PPT里，这既体现了内容的充实又避免了讲述时不知道说什么，可以照着PPT念稿，如图0-2所示。

这类幻灯片在页面上缺乏一个重点，需要尽可能地去提炼和浓缩它，或将其要表达的内容使用图片或图标等可视化的元素来进行表达，这样可以减少文字数量，突出重点内容。图0-3是对原页面进行提炼修改后的效果。

2.颜色

制作时颜色搭配混乱，如图0-4所示，这种情况既有理念上的欠缺也有技法上的不足。一方面制作者明白重点的内容需要用不同的颜色给它标注出来，另外一方面对多个需要强调的内容却无法很好地匹配颜色，从而导致了页面五颜六色。

PPT制作中应尽可能地控制颜色的数量，这样不仅能让页面看起来简洁、干净，更能够突出文字所想要传递的信息，如图0-5所示。如需要多种颜色搭配，应当参考专业的色卡。

3.模板

模板可以帮你快速完成一份PPT，但使用时往往存在制作者将网上下载的各种不同的模板拼凑成一套PPT的情况，如模板风格比较陈旧则会导致PPT在一开始制作就缺乏美感，另外不同模板里的图解、图示放到一起也存在风格不统一的问题，如图0-6所示。

PPT模板很大程度上决定了整套PPT的风格。如果制作PPT过程中非要套用模板不可，也尽可能在演界网这类专业PPT模板平台上选择同一类型的模板进行下载，这样元素的样式、颜色都会得到统一，如图0-7所示。

4.排版

人的视觉习惯是从左往右进行阅读，当一个版面出现多个在纵向和横向上分散无序的元素时，就会造成视觉上的混乱，这个时候人的眼睛就会不断地进行左右来回扫描寻找视觉焦点，这会造成一种杂乱无章的感觉。如图0-8就显得杂乱。

制作PPT是在一张白纸上来进行创作（起始为纯白色背景），当元素逐个被添加到页面上时，很难凭肉眼去判断元素是否对齐，这需要在制作一开始就添加各种各样的参考线，才能保证最终页面整洁。图0-9就是所有元素居中对齐后的效果。

5.图片

图片作为PPT当中最大的视觉化元素，如果应用不得当会给整个PPT造成极大伤害。比如图片不够清晰、图片与所描述的文字无关、多张图片在一张页面上格式差异化太大，都会给人混乱不堪的感觉，如图0-10所示。

为文字配上合适的图片，不仅仅是要依托于图片素材网站，在图片的选择和格式的处理上同样是需要一定的技巧，比如用雄鹰来表示志向，用地球大气层来表示气势磅礴都是一种更深层次上意向的代表。高清大图会带来意想不到的好效果，如图0-11所示。

6.动画

PPT中究竟应不应该使用动画？有些人不喜欢PPT动画很大一部分原因是制作者对页面元素使用了单一的动画效果，这样就会让整个动画看起来比较呆板或者混乱，比如有几行文字需要展示，结果每行都使用打字机效果进行展示，再比如在页面上的多个文字从不同的方向不停地飞入。

PPT动画效果也应遵循物体运动的一般规律，给同一元素添加多种动画会形成效果比较丰富的感觉。越正式的场合动画效果越少（甚至没有），只起到过渡和提示的作用即可。