怎样才能写好公文

一、公文写作的理论知识

写作是一种技能，而技能是需要经过反复实践才能获得的。不过，公文写作也是有理论可以参考的。

1．有写作的基本功

这一点是公文写作的基础。尽管应用文写作有其自身的特点和格式，但是在写作的过程中还要遵守一般文章的写作规律。例如，提炼观点、安排结构、锤炼语言、起草修改，以及根据目的、内容采取记叙、议论、说明等表达方式。如果自身不具备写作基础知识和基本功的话，就会失去写好应用文的基础，因此必须练好写作的基本功才行。

2．具备逻辑思维的能力

要想写好公文就要掌握公文写作的思维特点，这是由公文写作在思维过程中的规定性所决定的。

公文写作是以逻辑思维为主的应用文写作，是在认知的过程中借助概念、判断、推理去反映现实，用科学抽象概念揭示事物本质，表述认识实现的结果。逻辑思维在运动的过程中，会努力把握自身的内在本质，舍弃思维对象的外在感性形态；会积极地把握思维对象之间的必然联系，而舍弃它们的偶然联系。逻辑思维与形象思维既存在差异同时又相辅相成，不过在公文写作的过程中，逻辑思维是占据主导地位的。

3．提高政策水平

从某种意义上来讲，公文的撰写过程就是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。因此，文秘必须具有较高的政策水平，不仅要了解有关的方针政策，同时还要熟悉有关的法律规定，善于把握政策的动向。否则，是无法写出出色的公文的。

4．精通业务知识

公文的主要作用是为了解决生活和工作中的实际问题。不同的单位和部门有着不同的业务与工作要求，只有熟悉和精通了业务知识，才能在撰写公文的时候将事情叙述清楚，把道理讲明白，把要求提出得更加明确。如果一个文秘对行政机关的实际并不了解，自身又不精通行政管理的规律，很难想象他能写出符合行政实际的公文。

如果上级要求文秘拟定一份购销合同，那么这个文秘就一定要具备以下的素质：

了解《中华人民共和国合同法》，熟悉销售方的情况，例如销售地点、店面分布、价格、库存等情况，同时还要了解生产方的情况，例如产品质量、规格、发货地点、运输情况以及售后等。因此，如果文秘没有丰富的业务知识储备，那么他将很难拟定出一份合格的合同。

5．拓宽知识领域

公务活动涉及社会生活的很多方面，其形成的因素也是复杂多样的，文秘工作者需要具备多方面的知识储备，否则就无法适应公务活动的需要。这就要求文秘工作者要尽可能地通晓政治、经济、哲学、管理等各方面的知识，甚至还要对社会学、心理学、公关学、行政学等较为深奥晦涩的知识有所了解。如果文秘工作者的知识面过窄，那么就不要期望他能写出出色的公文。当然，要求文秘具备多方面的知识储备并不是说要让他们成为各方面的专家，只要对其有所涉及和了解就可以。文秘工作者要从实际出发，尽量拓宽自身的知识储备，打好并打牢知识基础，构筑合理的知识结构体系。

6．学以致用

公文写作的主要目的是为了解决实际存在的问题，换言之，公文写作的主要目的其实是在于“用”。在学习公文写作时，既要掌握应用文写作的理论，又要联系现实生活中实际存在的问题，进行思考、研究和探讨，迅速找到解决问题的最优办法，学以致用。

尽管公文写作的理论是指导公文写作的基础，但是最重要的还在于实践。只有实践才能让理论转化为技巧。要想写出出色的公文一定要多加练习，在练习时可以结合日常遇到的事情进行写作，例如会议记录、会议简报、演讲稿、学习计划等。只有多加练习，掌握公文写作的技巧，才能成为一名合格且出色的文秘。

二、公文写作的语言特点及要求

语言既是表达思想的工具，也是构成文章的基础。所有的文章，从内容到形式，都需要通过语言对其进行支撑，可以这样说，如果没有语言，就不会有文章。对于公文而言，其语言的运用是否实在是行文目的能否达到的决定因素。公文与文学作品不同，文学作品如果出现问题，讲究的是“文责自负”，受损的只是作者的个人声誉，可是如果公文的质量出现问题，那么受到损害的是发文机关的声誉。所以，公文用语一定要慎之又慎。

1．公文语言的特点

公文语言是一种规范化的使用语言，而且公文的特点及其作用，要求公文的用语必须具有以下几方面的特点：

（1）公文语言具有客观性与规范性

公文语言的客观性是由公文内容的客观性决定的。公文的性质决定了其具有现行的指导性和效用性，公文内容不能含有虚假成分，用来表述这些内容的语言也必须是客观真实的，不能虚构和杜撰。

公文语言不同于文学作品，文学作品因其“来自生活但高于生活”的特点，其语言可以适当夸张，表述方式也可以是极具个性化的。但是公文语言因其特性，必须使用规范的书面语，并且要严格地遵守语法规则和组合规则。为了使行文更具庄重性，不得使用口语、方言和俗语，也不能像文学作品那样使用个性化的语言。

（2）公文语言具有模式性

公文本身就是模式化的作品，因此其语言也具有模式性。可以说，模式性是公文语言最显著的标志之一。公文语言与结构的模式性是由公文作为办理公务的书面工具这一性质决定的。公文的模式性主要体现在以下三个方面：

①每个公文文种都有相对固定的结构层次以及写作方法。例如，事务性通知通常由发文缘由、具体任务以及执行要求三部分组成，请示通常由请示缘由、请示的事项以及尾语三部分组成。

②公文拥有一套适用于不同情况和身份地位的专门用语。例如“遵照执行”“特此通知”“请批示”“原则同意”“收悉”等。

③公文具有一些较为常用的固定句式。例如“为……特作如下通知”“经研究，现……如下”“以上报告，如有不当请指正”等。

（3）公文语言具有严肃性与庄重性

公文，尤其是党政公文具有反映发文机关的意志及承担社会管理的职能，特别是下行文，还具有规范下级及公众行为的作用。因此，公文必须具有鲜明的权威性，而公文的权威性离不开公文内在的严肃性与庄重性。

公文语言的严肃性，是指公文在述说事理时一定要做到严密周全、合乎逻辑，并且要前后连贯，内容无懈可击。要预防疏漏并防止自相矛盾的现象出现。

公文语言的庄重性，是指公文在遣词造句的时候要保持端庄持重，摒弃虚饰浮华。公文是处理公务所用，其代表某一机关立言，具有法定权威性和行政约束力。因此，公文的用语一定要做到严谨庄重。

公文的严肃性和庄重性主要体现在以下几个方面：

①适当使用文言词语及简洁凝练、寓意深刻的成语。在公文中较为常见的使用文言词语的情况有很多，例如用“拟于”代替“打算在”，用“收悉”代替“收到并了解”，用“业已”代替“已经”。公文中使用成语的情况就更为常见了，公文写作中较为常用的成语有“发人深省”“责无旁贷”“行之有效”“欲盖弥彰”“身体力行”等。

②使用严谨的书面语言，摒弃儿化音、叠音后缀、拟声词、感叹词等，尤其要注意的是，在公文写作中一定不要使用方言。在公文写作中常会用“届时”取代“到时候”，用“与会”取代“参加会议”，用“无视”取代“不认真对待”等。而且在公文中，像“一会儿”“米粒儿”“金灿灿”“黑乎乎”“稀里哗啦”“噼里啪啦”“哈哈”“哎呀”“旮旯”“糖油粑粑”等词，是不允许出现的。

③公文的语气是坚定严肃的，具有威严的。例如，国务院在批复城市的总体规划时，都会强调指出“任何单位和个人不得随意更改”，以此表明城市总体规划的严肃性，同时也表现了批复语言的庄重性。

（4）公文语言具有明确性

公文语言的明确性主要体现在以下三个方面：

①体现在公文内容上。每篇公文的事由都必须交代得十分明确清楚，例如需要转发什么文件、部署什么工作、请示什么事项、解决什么问题等，都必须能让收文机关在看完公文后一目了然。

②体现在公文的用语上。公文的遣词造句都要逐字逐句地斟酌，以确保表述明确无误，在用语上不可出现模棱两可、含糊不清的现象。而且公文中所用的词语概念及其内涵，是能被社会群体共同认可和统一理解的，它所指的含义即实际事物的含义，具有词典上的意义。公文语言并非文学语言，所以它并不具备文学语言上的“能指性”特点，无法传递出丰富多样的审美信息。

③体现在收文对象和发送范围上。一旦确定了公文的行文关系，那么收文对象以及发送范围就会以主送机关、抄送机关以及附注等形式标注出来。

2．公文语言的基本要求

由于不同体裁的文章写作目的不同，因此对语言的要求也不尽相同。为了能使公文更好地体现其语言特点，确保公文用语的规范化，在运用公文语言的时候一定要达到以下要求：

（1）用词要得当

词语作为构成句子的最小单位，使用得是否得当，直接关系到语言的表述是否得体，公文语言也不例外。在公文中，遣词造句要注意与公文的语体风格、行文关系、行文目的以及语言环境保持一致。公文的用词要想做到得体就必须注意以下几个方面：

①用词要符合公文的语体风格。语言的使用是与语体密切相关的，公文不同于文学作品，不需要通过或华丽或标新立异的辞藻来凸显文章的特点。公文用语需要的是简明精确、符合公文语体风格的词语。

②用词要符合行文关系和行文方向的需要。实际上符合行文关系和方向的需要就是行文语气的问题，这就要求文秘在行文用词的时候一定要符合发文机关的身份和地位，要能正确体现出发文机关与收文对象之间的特定关系。在制发上行文时，尽量选择使用谦辞和敬辞，以表示对上级机关的尊重。在制发平行文时，应尽量使用谦虚和商量的口气，以表示对收文机关的礼貌与客气。在制发下行文时，用语通常多为严厉的、不容置疑的语气，要体现出上级机关的严肃和郑重。

③用词要符合行文内容和目的需要。公文的内容和行文目的不同，在制发公文时选择的语言也不相同，因此公文的语言色彩一定要符合特定的行文目的及文章内容的性质。例如，颁布政令要庄重严肃，通报错误要义正词严，申请、请示等则要平和委婉。再如，同样是下行文，在制发命令时，用语要坚定严肃；在转批下级机关文件时，用语就要平缓慎重一些；制发公告时，语气要平和谨慎。

④用词要与语言环境相协调。随着社会的进步，时代的发展，语言中的词也在不断地更新和发展，即便有些词仍保持原貌，但是其内涵及社会评价已经发生了极大的变化。公文用词要与时俱进，与周围的语言环境相协调。就目前的语言环境而言，改革开放之前的很多词都应该摒弃，例如“大搞”“大办”“打倒”“走资派”“阶级斗争”“投机倒把”等。这些词因带有鲜明的时代色彩，已经不适用于现在的社会情况。对于那些在新形势下被赋予新意的老词，应站在不同于以往的角度去选用，例如，“私营业”“雇工”“包产到户”“自留地”等。而对于那些带有时代色彩的新词，如“房改”“低保”“扫黄打非”“反腐倡廉”等，要大量吸纳和采用。公文主要针对的是当前的事项和当前的现实问题，这就决定了公文不能使用过时的公文语言的特性。因此，公文语言要与周围的语言环境相协调，具有时代特色。

⑤用词可以使用婉曲等表现形式。公文写作虽然倡导直述直白，但是这并不代表公文写作不讲求语言艺术。而“婉曲”就是公文语言艺术的体现。婉曲是一种修辞方式，它所指的是不直截了当地表达本意，而是通过委婉曲折的方式、含糊闪烁的言辞，流露或暗示想要表达的本意。在公文中，必要而妥帖的婉曲既得体地表达了发文机关的观点或看法，又让对方易于接受。在公文写作时，有以下两种情况会经常使用婉曲的表达方式：

第一，不宜直白的情况。在公文写作的过程中，经常会遇到出于某种原因而不宜直接表述的词句，此时就可以采用婉曲的表达方式。此种情况在公文中常见的表达有很多，例如“低收入者”（贫困者）“民营企业”（私营企业）“鼓励留学人员以适当的方式为祖国服务”（难以细分类）等的表述，都是在不宜直白的情况下，采取的婉曲的表达方式。

第二，对外交往的公文。外交公文经常会使用婉曲词语来表达一些众所周知、不便或无须再述的情况。其中较为常见的婉曲表述有“发展中国家”（指经济发展相对落后的国家）“众所周知的原因”（指不便于直说的原因）“缩小南北差距”（指缩小国家间的贫富差距）“双方就……坦率地交换了意见”（指双方意见存在严重分歧，并未达成一致）等。

（2）语言要准确

语言准确是公文语言的基本要求。这里所指的准确是意思表达真实、明确，没有含糊不清、言过其实和褒贬不当的地方。公文语言准确，才能将事情表述清楚。不确定的语言会带来理解上的错误，这样就无法达到制发公文的目的。准确在词语的运用方面主要体现在以下几点：

①区分词意的大小和轻重，准确选词。汉语词汇丰富，同一个词语的同义词、近义词有很多，它们的意义存在细微的差别。同一个意思，即便可以使用很多词语进行表达，但是只有一个词语是最为准确的。在进行公文写作时，遇到这种情况时一定要再三斟酌，如果不严加区分，就极易造成表意不准确的现象。例如，在公文中常会看到“损失严重”和“损失惨重”，这两者看起来意思相近，但还是有一定的差别的。“损失严重”表示财产或经济损失程度较重，而“损失惨重”表示的则是财产或经济损失的程度十分严重。在下行文中，时常会看到“请认真贯彻执行”或“请参照执行”的字样，两者看起来似乎差别并不大，但是如果仔细阅读就能发现其中的不同。“贯彻执行”就意味着必须按照公文中的要求执行，不可走样；而“参照执行”则允许收文机关结合本地的实际情况，在执行的范围和程度上可以较为灵活地掌握。再如，“逐步”与“深入”“进一步”之间，“工作”与“活动”“运动”之间都存在着不同程度的差别，在选用的时候一定要认真推敲，仔细琢磨。

②讲究语法，合乎逻辑。如果语法和逻辑上出现问题，必然会影响语言的准确表达。为避免此类错误的出现，要做到以下几点：

第一，保证句子结构的完整性。汉语的句子成分主要有主、谓、宾、定、状、补六种，在表达的时候，可以省略其中的某些成分，但是必要的成分不能欠缺，否则句子的结构就不完整，这样不仅影响阅读，有时还会造成歧义。

第二，保证句中词语搭配适当。在写每一个句子的时候，都要考虑词语之间在意义上、逻辑上以及习惯上是否搭配得当。例如“有待解决的任务有很多，我们要努力工作”，这句话中的“有待解决”和“任务”在使用习惯上并不搭配，按照正常的搭配应当是“有待解决的问题”或“有待完成的任务”。在公文写作的时候，如果忽略了词语的搭配问题，那么在阅读公文的时候就会感到十分拗口，在表达上也显得十分怪异。

第三，注意语言的逻辑关系。一旦语句出现逻辑错误，在事理上就会讲不通，有时甚至会使判断出现错误。正确的语言逻辑关系，不仅可以使语言条理清晰，而且能够反映出事物的内部规律，将事物的概念表述得清清楚楚，使判断准确无误。

第四，注意关联词语的使用和句式的选择，以使句子间关系紧密，语气贯通。同时还要注意避免句式杂糅。通常来讲，一个完整的句子只用一种句式。如果一个句子同时使用两种不同的句式，就会造成句子结构的混乱。

③表达准确，避免歧义。一词多义是汉语的一大特点，为了确保作者意思表达的正确性，并且最大限度地减少读者的误解或曲解，在遣词造句方面，要注意定语、状语和补语的使用，以使句子中心词的意思更加明确、具体，避免产生歧义。以下几种情况在表达上极易引起歧义，应当加以重视。

第一，“以上”“以下”范围的表示。通常我们在表述“……以上”或“……以下”的时候，其含义一般都包括所提到的事物，例如“县级以上”“25岁以下”，是包括县和25岁的。不过，为了保证准确无误，在公文写作时应当写成“县级及县级以上单位”“25岁以下（含25岁）”等形式。

第二，增减及倍数的表示。在写作中，常会出现歧义的是“增加了”与“增加到”，“减少了”与“减少到”。其中“增加了”和“减少了”的数目不包括原有的数目，指的是额外增加或减少的数目；而“增加到”和“减少到”的数目是包括原有数目的，是指在原有数目的基础上的增与减。例如，“收益从每天100元上升到400元”，则可以表示为“比原收益提高了3倍”或“提高到原收益的4倍”。在此要注意的是，倍数的表示方法通常只用于增加而不用于减少。

第三，公文上时间、地域以及解释权的表示。通常而言，法规性的文件都应明确标注施行日期和解释权的归属；涉及行政区划方面的文件，要有相应地域名称的说明。

（3）语句简洁

所谓语句简洁就是语句简练、干净、言简意赅，即以最少的文字表达尽量多的内容。对公文来说，要用最精炼的书面语言表述清楚行文事项。简明的前提是准确明白，在明白的基础上越简单越好，这样可以提高收文机关的办事效率，减轻机关工作的压力。要做到语句简洁，应当注意以下几点：

①叙事直截了当。公文与文学作品不同，属应用文的范畴，讲求的是直截了当的表达方式，不需要设置悬念，重在能让读者一目了然。而要想做到直截了当的表述，应把握如下几点：

第一，拒绝文学笔法。在文学创作中经常会用到很多不同的表达方式，而这些表达方式通常都不会出现在公文写作中。只有拒绝文学笔法，公文在写作的时候才能够直截了当。

第二，拒绝套话。有些文秘经常会在公文开头处这样写：“根据……的部署，按照……安排，在……的领导下，取得了……成绩”。这些话除了显示出理解上的周全之外，对于公文中的行文事项根本没有实质性的作用。因此，要想叙事直截了当，就一定要摒弃套话。

第三，拒绝怪僻生涩的词语。在写作公文的时候，使用的语言应当浅显易懂，而不应选用生僻难懂的词语。例如“魑魅魍魉”“葳蕤”等词语就不宜出现在公文中。

②句式长短适宜。一篇好的公文其句子应当是精炼的，公文中最常用的句子，是结构较为简单的陈述句。通常而言，这种句子可以多用短句，少用长句、复句，以求简洁明快之效。如果需要用到长句和复句，那么应恰当使用标点符号来表示停顿，以免出现句式拖沓的现象，令读者费解。

③词语力求精练准确。为使行文简洁，公文中可以使用在其他语体中极少使用的单音词、文言词等，如“速”“盼”“悉”“均”等；同时，还可大量使用四字格词组，如“关停并转”“一国两制”“军民共建”等，这样可以将复杂的东西简化，不仅没有缩减原意，还使文章显得十分紧凑精炼。

④公文篇幅力求简短。公文篇幅力求简短是指在保证行文事项明白的前提下，尽量压缩文字，缩短公文篇幅。在公文写作中，最忌讳的就是短话长说。只有尽量缩短公文篇幅，才能适应机关工作的快节奏和高效率的需要，同时这也是保证公文质量和效用的实际需要。