第六节　公司公文报告

一、公文报告简述

报告是下级单位向上级单位或业务部门汇报工作，反映工作情况和问题，提出建议或方案，答复上级单位询问事项的报告请示性公文。该公文将相关事项向上级报告，目的是沟通上下级之间的信息，建立良好的关系，使上级在决策和指挥工作时有理有据。这一公文不要求上级作出答复。

1.种类

(1)工作报告

这一报告的主要内容是下级单位向上级汇报某项工作或某一阶段工作的进展情况、成绩、经验、存在的问题和今后的打算等。

(2)情况报告

这一报告的主要内容是下级单位向上级反映本单位发生重大问题的主要情况。这一类报告并不局限于某一特定工作，而是针对在工作中发现的相关问题和处理情况。例如:出现突发性重大事故，相关部门就必须立刻向上级呈报，以便领导采取相应的处理措施;处理后的相关情况也要向上级呈报，使领导能掌握事件发生的最新动态。

(3)答复报告

答复报告是指答复上级询问事项时使用的报告。

2.写作格式

(1)标题

标题由发文单位、事件原因和文种构成。报告的标题有两种情况:一是完全式，是写出完整的标准式的公文标题;二是省略式，是根据需要忽略发文单位。

(2)主送单位

报告的事项是谁负责管理的，主送单位就写负责单位或个人的名称，如有抄送单位，在正文之后标注抄送单位名称。

(3)正文

报告的正文分为原因、事项和结尾三部分。

原因是报告的基础，将发文的原因表述明确，或是因为形势发展的要求，或是因为工作的需要，或是因为上级的指示等等。这部分要写得比较概括，把相关状况表述清楚即可不用展开。

事项是报告的主体和核心部分。这是需要上级知道的主要内容，要表述清楚。工作报告写工作状况、问题和今后规划等;情况报告写发生的具体事件，处理进展以及教训等;答复报告的内容相对简单，上级问什么就答什么。

结尾是一些习惯用语，例如:“特此报告”“请审查”等。

(4)签署

在正文之后的右下角标明报告单位的名称和日期。如果在标题中已体现发文单位的名称，这里可以省略不写，日期则要表述清晰完整。

3.注意事项

报告属于陈述性文体，它是汇报工作、反映情况和答复上级单位有关询问的文体。对于报告，受文单位可以不答复。如果附带请示事项，需要上级单位解决一些问题，应使用“请示”公文，决不能出现“请示报告”之类的文种。

二、公文报告的范例

1.销售工作报告

2010年区域销售市场工作总结报告

回首2010年销售工作，我经历了没有经历的事情，见识了很多从未见识过的事物，几乎从一开始，新年带来的一切都是新的发展、新的要求，因此，只能选择昂首前进。

回顾这一年我对自己取得的重大进步比较满意。不论是与客户的洽谈技巧，还是销售经验或是与新客户的洽谈工作，都在不断进步。

1.非洲销售区

我们的非洲市场依然不是很理想。目前产品市场依然集中在埃及和突尼斯。其中建立贸易关系的客户只有3家，2010年有销售来往的客户只有2家，其中一家埃及大客户由于没有达成一致的付款方式，而取消大约25万美金的订单。但是埃及另一客户的贸易额由去年的1万美金增加到近10万美金;突尼斯客户的贸易额也由去年的1万多美金增加到5万美金。随着我公司产品在市场的布局成熟与质量的提高，我相信能在北非市场占有更大份额。

2.南非销售区

到现在为止，南非市场客户共计5家，由××代理公司负责管理本区域，我负责监督。目前主要销售区域是约翰内斯堡，德班和开普敦各有一个客户。现在主要的销售产品是制动分泵，销售额由去年的不到10万美金，增加到今年的20余万美金，初步预计明年销售额可达到32万美金。

3.中东销售区

2010年有贸易来往的中东客户共计12家，2010年公司产品销售额15余万美金，外协产品销售额是18余万美金，高于去年的销售业绩。随着伊朗市场的不断开发，我以××型号产品和××型号产品为主打产品进入该市场，并打算通过明年的展会或者拜访的方式来扩充日本车系列产品在中东迪拜以及周边国家的市场份额。

4.东欧销售区

现在俄罗斯市场依然处在空白状态中。由于国家政策、关税和运费等问题，对于本公司来说，如何进一步降低产品成本，提高价格竞争力是产品打入俄罗斯市场的首要问题;出现危机的市场是立陶宛，我在和一个大客户谈出货时，因为价格问题出现了分歧，如果能在明年顺利将价格问题解决，销售份额将出现保持或提升现象;东欧销售区中的波兰市场情况较好，虽然只有3家客户，但是明年的销售额有希望提高到18万美金;东欧市场的土耳其市场也比较好，虽然2010年跟本公司有贸易往来的客户没有以往那么多，但是市场前景很好，尤其是大客户的锁定和小客户的推动，是本公司产品在该地区取得更大发展的条件。

5.西欧销售区

德国销售市场在2010年发展稳定，希望通过新厂房的规模和展会、拜访等品牌推广取得更多的客户和更大的市场占有率;英国市场目前只有1家客户，但是由于××型产品和××类型产品的问题，今年贸易额一般，另外××类型产品的退货给本公司造成很大损失。此外，经过2010年对西欧销售区的了解，发现该销售区客户要求质量高、价格适中，比如在西班牙、法国新车较多，即使开发新产品，市场的持续能力也不理想。因此，我个人认为西欧地区市场策略，如何锁定关键大客户是首要任务。

6.与客户的联系过程

与客户联系工作主要包含前期谈判工作、下单前的待办工作、生产中的联络工作、发货前的联络工作、发货后的联络工作和再次联络工作。

7.对于客户所寄或给的新样品，我认为本公司必须对其进行筛选，不能是本行业的样品公司就接受。如果数量、市场、利润不能达到理想程度，就立即放弃。过多的分散精力，必定会出现难以想象的结果。

8.个人意见

2010年对品牌推广的关注让我对公司的品牌推广有了一些个人见解。

我理想中的品牌战略:首先，本公司应是专业生产汽车制动产品配件，制动产品应是本公司最强的一项，因此在制动产品方面，尽量使用自己的品牌;其次，一些大型经销商会坚持用他们自己的品牌结合我们的产品进入市场，但是我方必须想方设法将“××”品牌打入产品中;再次，打响品牌是靠稳定的质量并且持续的推广建立的，由于名牌的质量优越，人们就会潜意识地在彼此之间宣传;另外，我们公司现在外协、采购、外销的规模在逐渐扩展，针对外协产品公司应该杜绝用公司的品牌而影响公司的“××”品牌专业制造制动汽车配件的形象，公司考虑的应是长远的战略目标;最后，公司不断地宣传可以提高品牌的知名度和品牌的长远效益。

随着公司规模的不断扩大、市场格局的稳定和产品技术含量的不断提升，如何有效拓展世界各地的市场份额应成为公司的首要问题。现在公司在美国设立分公司，紧接着公司有在伊朗成立分公司的想法，所做的一切都是为了争取更多的市场份额和对当地以及周边市场的有效管理。公司也不能忘记CRM(客户关系管理)的推动，如何有效地管理好每个区域的客户与公司之间的友好长期合作关系是非常重要的。并且公司要利用产品优势，主动去获取市场，并不是等客户来找公司。

2.销售情况报告

××制药公司2013年1月到9月销售情况报告

2013年10月8日，××制药公司开始公布2013年1月到9月销售报告。在全球经济进入低谷的情况下，医药行业最先体现了强有力的反弹力，但是在新产品开发难度增加的情况下，业绩开始出现缓慢增长现象。××制药公司进入生物技术领域的时间比较早，而且有了很好的产品，但是也存在着很多问题。2013年1月到9月公司的销售额仅增长了1%(以当地货币计)，达到361亿人民币，其中癌症治疗药物增长了8%。处方药部门销售额达到398亿人民币，下降了2%，达菲销售额下降是重要的原因之一。在新兴国家的销售额增长超过12%，在美国、欧洲和日本的销售额分别下降了1%、10%和11%。诊断剂销售额达到123亿人民币，增长5%。

2013年1月到9月处方药部门主要产品的销售情况见下表:

××制药公司销售部

××××年××月××日

3.答复报告

继任店长答复报告

2014年6月10日

感谢公司对我的信任，将××店交给我来管理，作为公司的店长我希望能够起到一定的推动作用。

首先，店长是一个单店最高的管理人员，最基本的责任就是全面负责店面的各项管理工作。但作为一位刚到任的新店长，我会认真的肩负起自己的责任，以身作则。同时要增强自己的销售能力，使自己具备强劲的销售能力和良好的领导能力。

其次，店长管理的对象是一线销售员工，具有承上启下的作用。店长既需要将公司的战略规划和最新政策准确无误的向员工传达，并要最大限度地激发员工的工作激情，还要做到充分支持销售员工的工作，提高员工的工作能力，提高团队的合作意识，最大限度地提高个人销售业绩以最终提高本店销售业绩。

作为店长，前期应与销售人员一起做市场调查，综合调查商圈、楼盘和同行竞争情况，初步做出销售路线和单店定位。我认为目前的主要工作是广告宣传和开发房源，使店内资源充足，便于更快成交。之后，要快速地帮助新员工成长起来，通过一系列的培训，提高新员工的业务能力。最后在店内人员逐步稳定后，在对商圈范围内市场逐渐了解消化的过程中制定新的销售策略。下面从四个方面谈一下我的工作计划:

1.人员管理

企业以人为本，管事先管人，特别是在销售行业中。对于中介行业，人员管理质量的优劣直接影响着销售与服务的质量，一流的销售团队必定拥有一流的销售员工，而销售人员总体素质的高低与管理有密切的关系。我认为中介行业是以经纪人为主导核心的，店长和金融部等都要不遗余力支持经纪人的工作。

日常管理中，店长必须以身作则，带头遵守公司的各项基本要求，例如:整洁的仪容仪表;充满激情的工作态度;成熟稳重的工作作风;处事公正的原则;对事不对人;事事公平解决，在店内树立一种“爱店如家”的责任观念。一个销售人员，保持良好的心态很重要，当员工心态出现不稳定的时候，应当及时进行沟通，帮助他们调整好心态。

在销售管理方面，首先要了解每个经纪人的工作状态，了解经纪人手上操作的案源情况与跟单情况，协助他们达成每个可能达成的交易，持续审核每个经纪人，加强锻炼，真正提高经纪人的素养。

2.人员培训

不论处在哪个岗位上的人员，培训都是至关重要的，只有不断地学习才能持续的进步。作为房地产中介服务行业，对于员工的专业性知识要求很高。

本店的状况很差，大部分员工销售经验不足，而且与这个行业接触很少，所具备的相关专业知识很少。基础培训更是重点，前期我以接待、勘察房源、带看技巧和接打陌生电话为主，从训练扎实的基本功开始，并结合我的销售经验，教他们如何与客户进行沟通，并让他们消化变成自己的语言表达出来，掌握基本的沟通技巧。通过紧张的强化训练之后，每个人都有很大的进步，知道工作该从哪里入手，在不断的演练中形成自己特有的风格。

3.房源维护

“房源”作为一个中介公司的命脉，它的数量和质量直接决定了公司业绩的高低。对于房源进行集中管理，并加以分级，给予分类，不同对待，充分了解客户出售的原因。

房源一定要维护，维护就是在房东将房源委托后，要与房东之间建立密切的联系，让房东享受到优质的服务。在前期维护过程中应向房东阐述公司为他的物业制订的销售计划，为他讲解市场行情和市场定位，告诉他我们在为他做哪些事，告诉他我们在如何帮他宣传和推广他的物业，必须带情感进行交流，前期的目的就是要与卖方建立良好关系。

一个优质房源最关键的就是它的价格，所以对于一些B类C类的房源，在后期还可以依照蜜月期、挫折期、打击期和成交期的过程进行报议价。那么A类房源需要的就是速度，我个人对于优质房源制定的销售策略很简单，就是以最快的速度将房子销售出去。

不管怎样的房源，不管是客户最近卖的还是我们帮他成交的，后期对房东的服务也很重要，要学会做回头生意。对于店内员工的房源定期做质量服务回访，充分把握他们手上房源的状况，并配合他们跟踪维护。

4.客户维护

对于购房客户，首先要掌握购房者的动机和急迫性，了解购房者的购房能力，找出最适合的房子给予介绍，掌握购房者与房屋相配的要点。配对是建立在接待基础上的，而不是独立的行为，只有在深入掌握客户的真实需求后，才能找到客户真正可能满意的房子。对于还不能准确把握其真实需求的客户，可以大致找到符合其要求的房子，在推荐中加强交流的机会，以便能够充分把握其真实需求，并进一步建立稳固的信任关系;对于已经掌握其真实需求的客户，要确定一个主推房子，过多推荐会影响客户的专注度，延长成交时间，提高成功的不确定性。

大部分客户存在不切实际的想法、要求和某些错误的观点，这需要在建立稳定关系之后对其进行引导，这样的客户在引导成功之前，看房成功的几率比较小。所有的客户都希望得到最佳的物业和最低的价格，以满足自己“占便宜”的心理。需注意的是这种心理是一种普遍的心理需求，因此在推荐房子时，一定要做好铺垫，营造“占便宜”的气氛，这种气氛营造成功，常常比房子本身更为重要。

以上是我针对店内现在存在的情况并结合自己的一些工作经验做的计划，希望门店在业绩上能有所提高。