第一节　公文用纸及印装格式

一、公文用纸的主要技术指标

公文是机关的外在形象，必须庄重、严肃。如果公文用纸的厚度即克数不够，纸的质量较差，会给读者不庄重的感觉。如果纸的质量过重，又会造成浪费。公文是处理公务的重要工具，在工作中会反复使用，如果用纸的耐折度不够，使用中就会破损。因此，《格式》专门就公文用纸的主要技术指标做了规定：“公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2—80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5—9.5。”

1. 定量

把公文用纸的质量定在60 g/m2—80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸的范围内，既考虑了机关公文作为官方文书的特殊地位，又兼顾了不同经济条件的机关和单位的经济承受力。60 g/m2是下限，80 g/m2是上限。如果公文用纸定量低于60 g/m2，形成的公文会给读者轻浮的感觉，与公文的庄重性不相符，影响公文的权威性；如果公文的用纸定量过高，即高于80 g/m2，又显得太奢华，造成不必要的浪费，与党和政府提倡的节约型社会原则不符。

2. 白度

公文用纸的白度标准是80％—90%。如果公文用纸的白度较低，纸张较黑，感觉如同报纸一般，显得很不庄重；如果纸张白度过高，反光度加大，容易造成视觉疲劳。

3. 横向耐折度

横向耐折度≥15次的规定主要是要求公文用纸不能太脆，必须有一定的柔韧性。因为大部分公文要多次流转传阅，如果纸张过脆，就容易发生断裂和破损，既影响公文效力的发挥，又不利于公文的存档保管。

4. 不透明度

由于公文是双面印刷，如果纸张的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互荫透的现象，看上去文字花乱，既影响阅读和美观，也有损公文的庄重性和权威性。

5. pH值

pH值定为7.5—9.5，是根据国家档案局制定的行业标准DA/T 11—1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。因为纸张的pH值过低，保存时间不久公文便开始泛黄，从而影响公文的存档和保管。

二、公文用纸的幅面尺寸

按照《格式》的要求，公文用纸为A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

1999年，GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准（本书以下简称原《格式》）实施以后，我国行政机关公文用纸的幅面尺寸已经由16开改为国际标准A4型纸，但是党的机关公文一直沿用16开纸。为了保证我国党政机关公文纸型的一致性，在新《格式》中，将党政机关的公文用纸幅面尺寸统一规定为A4纸型。

推行国际标准A4型公文用纸，与国际标准接轨是非常必要的。国际标准化组织（ISO）早在1975年就制定了书写纸的规格标准，要求书写纸的规格为A4型，即210 mm×297 mm。这一标准一出台，便很快被各国用户接受，并在各国和国际组织间广泛应用。随着国际标准A4型纸的普及，目前国内各单位已经普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸。同时市场上的各种办公自动化设备、印刷设备等都能满足A4型纸的印刷要求，为我国公文用纸全面采用国际标准奠定了基础。随着公务活动的进行，16开纸印制的公文信息承载量小、纸型规格不一等弊端日益显现出来。因此，淘汰16开公文用纸纸型，采用国际标准A4纸型十分必要。

三、公文的印装规范

1. 页边与版心尺寸

为了美观和装订方便，公文印制时上、下、左、右都要留出白边，不能印刷文字，能印刷文字的中心区域称为版心。新《格式》规定公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

2. 字体和字号

新《格式》规定，如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。如密级和保密期限、紧急程度使用3号黑体字，签发人姓名使用3号楷体字，标题使用2号小标宋体，版记中的要素使用4号仿宋体。

3. 行数和字数

新《格式》规定，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

4. 文字的颜色

根据新《条例》和新《格式》规定，公文中除了发文机关标志、版头中的分割线、发文机关印章和签发人签名章为红色外，公文中文字的颜色均为黑色。