第二节　公文的版头

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。根据新《格式》规定，版头部分的要素主要有：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

一、份号

份号，即公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。如，000001。

二、秘级和保密期限

秘级和保密期限，即公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。保密期限是对公文密级的时效规定。公文执法机关应当根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关规定确定公文的密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限之间用“★”分隔，如“秘密★六个月”。如需同时标注密级和保密期限，“绝密”、“机密”、“秘密”两字之间不空格；如果只标密级不标保密期限，“绝密”、“机密”、“秘密”两字之间空一字。

与原《格式》相比，公文的秘密等级和保密的期限的位置发生了变化，由原来的右上角，改为左上角。

三、紧急程度

紧急程度，即公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

与原《格式》相比，公文的紧急程度的位置发生了变化，由原来的右上角，改为左上角。

四、发文机关标志

发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

在原《条例》和原《办法》中，发文机关标志分别被称为“版头”和“发文机关标识”，新《条例》中统一称为“发文机关标志”。关于发文机关标志的字号，在原《格式》中，由于“国务院文件”五个字是22 mm×15 mm（高×宽），所以以此为高限。新《格式》不再规定具体数值和字号，以不大于上级机关为原则自行限定。发文机关的位置，与原《格式》中的要求相比也有变化。在原《格式》中要求“发文机关标识上边缘至版心上边缘为25 mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80 mm”。新《格式》规定不管是上报的公文还是下行公文，发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离统一为35 mm，下行文不再是25 mm，上行文不再是80 mm。

五、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（一）发文字号三要素

一般公文的发文字号是由发文机关代字、年份、发文顺序号三要素构成的。

1. 发文机关代字

发文机关代字要能体现发文机关的本质属性和职能，如“鲁政”是指山东省人民政府的代字。“鲁农”是山东省农业厅的代字。“鲁工商”是山东省工商管理局的代字。

发文机关代字要简单概括，用一两个字，最多不要超过五个字把发文机关表示出来即可。为便于公文的分类管理和工作联系，有的公文除注明发文机关的代字外，还注明主办机关的代字，如“鲁文人”，则是指山东省文化厅人事管理部门主办。文件类型属于文化厅人事类公文。如果收文机关对公文中的内容有疑问，就可以直接联系文化厅人事处。

2. 年份

年份用阿拉伯数字全称标注，不应简化，如2013年发的公文要标注为“2013”，不能标注为“13”。年份用六角括号“〔〕”括起，如“〔2013〕”。需要注意的是，六角括号不是数学公式的中括号，也不是圆括号。

3. 发文顺序号

发文顺序号是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号。发文顺序号也用阿拉伯数字标注，不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如“38号”，不能标注为“第38号”或“038号”。

（二）发文字号的类型

发文字号的类型主要有以下三种：

1. 三要素型

三要素型又称为规范型，即由发文机关代字、年份、发文顺序号三要素构成。如“中发〔2013〕6号”。

2. 两要素型

有的公文的发文字号由发文年份、发文顺序号两要素构成。如命令（令）、公告、通告等公文的发文字号有时以“2013年第6号”的方式标注。两要素型的发文字号没有发文机关代字，发文机关体现在题目中，如“中华人民共和国财政部公告”；年份不再像三要素那样用“〔〕”括起，而是直接用阿拉伯数字加“年”字表示，如“2013年”；发文顺序号要加“第”字，如“第18号”。

3. 一要素型

一要素型又称为单要素型。该类型省去了“发文机关代字”和“年份”两个要素，只有一个要素：顺序号。如“第88号”或“第1号”。

（三）发文字号的位置

发文字号的位置有以下三种情况：

1. 在发文机关标志的正下方

下行文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。这是最常用的一种标注方式。

2. 与签发人左右对称

上行文按规定必须标注“签发人”。因此，为了美观，上行文的发文字号要求居左排布，并左空一字，此时右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

3. 在第一条红色反线下

发文机关在制作公文时有时会使用信函格式。在信函格式中要求把发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

（四）联合发文时发文字号的标注

联合发文时应使用主办机关的发文字号。既不能把所有发文机关的发文字号都标注上，也不能使用联合编号。如财政部与其他几个部委联合发文时，如果财政部是主办机关，其他部委是协办机关，就应当只标注财政部的发文字号。

六、签发人

签发人是指发文机关的主要负责人，按照规定，上行文应当标注签发人姓名。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

联合发文时，每一个联合发文机关都有一个签发人，都需要标注签发人姓名，主办机关的签发人放在第一位。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

所有的公文都有签发人，新《条例》要求，公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人审批签发。主要负责人是指机关的正职或主持工作的负责人。下行文和平行文的签发人只在公文定稿时标注（签署）在定稿上或封签上，不出现在正式公文中。正式公文中，只有上行文才标有签发人。上行文中标注签发人的目的是在上级机关处理公文时及时了解谁对上报的公文事项负责。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

七、版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

与原《格式》相比较，新《格式》不再把分割线称为“正线”、“反线”、“武文线”、“文武线”等，而统一称为“红色分割线”。之前，党委机关公文版头处的红色反线中间还要印一颗红五星，新《格式》统一把党政机关公文版头中的分割线规定为：“发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。”