3.1　数据库文件的基本操作

数据库文件的操作与大多数文件的操作方法相同，但也有自己的特点

数据库文件的基本操作，包括数据库文件的创建与保存、打开与关闭、备份与恢复、压缩与修复等4个方面的内容。

3.1.1　数据库文件的创建与保存

数据库文件的创建与保存，是使用数据库文件最为基本的操作。创建数据库文件之后，才能够进行其他操作；将数据库文件保存为不同类型的文件，可以与早期版本兼容或者将数据库文件保存为数据库应用程序。

1.数据库文件的创建

创建数据库文件的方法与创建Office 2013其他组件的方法基本相同，可以创建空白的数据库文件，也可以基于模板创建文件。

在本书中，所有讲解的内容都是从空白文件的基础上创建的数据库文件，当用户学习了这些内容之后，根据模板来创建数据库文件也就可以“无师自通”了。

直接启动Access 2013后，在开始界面中选择“空白桌面数据库”选项，即可新建一个空白数据库文件，如图3-1所示。

如果启动Access 2013没有进入图3-1所示的界面，或者在一个打开的Access文件中，也可以单击“文件”选项卡中的“新建”选项卡，然后选择“空白桌面数据库”选项新建空白数据库文件，如图3-2所示。

2.数据库文件的保存

在数据库中对数据库对象的编辑，都是实时进行保存的，在编辑完成之后，只需要直接关闭就可以了。

但是，如果希望数据库文件可以与更早的文件兼容，或者保存为数据库应用程序，则需要单独进行保存。

单击“文件”选项卡中的“另存为”选项卡，在该选项卡中有不同的另存为选项，根据其中的描述就可以将数据库存储为不同类型或版本的文件，如图3-3所示。

3.1.2　数据库文件的备份与恢复

除了普通的文件打开方式之外，Access数据库文件还有一些特殊的文件打开方式，如以只读、独占或者独占只读的方式打开数据库文件。

以这些方式打开文件，需要在进入Access程序之后，在“文件”选项卡的“打开”选项卡中，双击“计算机”选项卡，打开“打开”对话框，选择需要打开的文件之后，单击“打开”按钮的下拉按钮，选择一种需要的打开方式即可，如图3-4所示。

3.1.3　数据库文件的压缩与修复

Access数据库是一种文件型数据库，所有的数据都是保存在同一个文件之中，当数据库中的数据不断地增加、修改和删除时，数据库文件迅速地变大，即使删除数据库中的数据、对象，数据库的文件也不会明显地减小，这是因为在数据库中删除数据之后，这些数据只是被标记为“已删除”，而实际上并未被删除。

如果需要缩小数据库文件的体积，可以通过压缩数据库文件的方法来进行，压缩数据库文件有自动压缩和手动压缩两种方法。

1.自动压缩数据库文件

自动压缩数据库文件需要在“Access选项”对话框中进行设置，该设置只对当前的数据库有效，具体的操作如下所示。

操作演练：自动压缩罗斯文数据库

\素材\第3章\罗斯文数据库.accdb

\效果\第3章\罗斯文数据库.accdb

STEP 01　启动“Access选项”对话框

打开素材文件后，单击“文件”选项卡中的“选项”按钮。

STEP 02　选中“关闭时压缩”复选框

在打开的对话框中选中“关闭时压缩”复选框，该数据库关闭时就会自动压缩。

提示

Attention

在“Access选项”对话框“当前数据库”选项卡设置的生效时间

在“Access选项”对话框“当前数据库”选项卡中进行的设置，需要重新打开当前的数据库文件才会生效。

2.手动压缩和修复数据库文件

在需要的时候，也可以对数据库文件进行手动压缩和修复，手动压缩和修复的方法十分简单，单击“文件”选项卡后，在“信息”选项卡中单击“压缩和修复”按钮即可，如图3-5所示。

数据库文件之所以要进行修复，是因为数据库文件在使用过程中，可能因为各种原因导致写入不一致的情况发生，比如多个客户端访问同一个数据库文件的情形，这就会导致数据库文件出现损坏，无法再次打开这个文件。使用“压缩和修复”功能就可以在一定程度上解决这个问题。