3.2　Access数据表基础

表是Access数据库的基础，正确认识数据表是学习和使用Access的前提

要在Access 2013中创建数据库保存信息，就需要在Access数据库中新建表，而在新建表之前，需要了解Access中数据表的结构、视图和字段类型等基础知识。

3.2.1　表的结构

Access中的数据表是最为简单的二维表，与Excel中的表格极为相似，如图3-6示。

表中的每一行都被称为记录，是一个事物的相关数据项的集合。记录在表、查询和窗体的“数据表视图”视图模式中，都显示为一行数据。

表的第1行为字段名称，相当于Excel中二维表的表头，记录对应字段的值，称之为字段值。

Access表中的数据，任意两行或者两列的数据都是可以进行交换的，这不影响表中的数据以及相关的结果。

3.2.2　表的视图

Access中的数据表有两种视图，一种是数据表视图，另一种是设计视图。在数据表视图中，可以添加、编辑或查看表中的数据，可以筛选或排序记录、更改表的外观或者通过添加或删除列来更改表的结构。图3-7所示为“数据表视图”模式下的员工管理数据库中的“员工工资表”数据表。

设计视图主要用于修改表的属性，包括修改字段名称、修改数据类型、设置字段大小、格式、添加说明等。图3-8所示为“设计视图”模式下的“员工工资表”数据表。

设计视图由3部分组成，左上方的记录字段部分，左下方的字段属性部分和右侧的属性表部分。其中，在记录字段部分和属性表中可以对整个表的各个属性进行设计，在字段属性部分中可以对字段的属性进行设计。

3.2.3　字段的类型

在Access中提供了10余种字段类型，在表的数据表视图或者设计视图中，采用一定的方式都可以查看到这些字段类型，如图3-9所示。

下面分别介绍这些字段的作用。

♦　文本（短文本、长文本）：文本类型字段主要用来存储文本、字符等内容，是最为常用的字段类型之一。它又分为短文本和长文本两种，主要区别是短文本的字段长度不能超过255个字符。

♦　数字：数字类型字段主要用于存储数值数据，如销量、年龄等，又分为整型、长整型、单精度型和双精度型等，其中，最为常用的是长整型和双精度型。

♦　日期/时间：日期/时间类型字段主要用于存储日期和时间，如销售时间、出库日期等。

♦　货币：货币类型的字段主要用于存储一些与货币相关的数据，如销售额、单价等，它可以约束货币的显示和计算结果，要求不严格的情况下也可以使用数字型字段存储货币。

♦　自动编号：如果在表中设计了自动编号字段，那么在表中新增一个记录之后，系统字段为其添加一个顺序编号，通过自动编号可以保证数据记录的唯一性。

♦　是/否：“是/否”类型又被称为布尔类型，用于存储逻辑值，如真与假、对与错、是与否等，除此之外，还提供“真/假”、“是/否”和“开/关”3个选项。

♦　OLE对象：OLE是指对象的连接与嵌入，OLE对象数据可以用于保存文档、图片、声音等数据。

♦　超链接：超链接类型字段用于存放通过超链接方式链接的Windows对象，如通过这个超链接跳转至文档、网页等。

♦　附件：附件类型是存储数字图像等二进制文件的首选数据类型。

♦　计算：计算类型可以通过表达式对当前表的已有字段使用表达式进行计算，并返回计算的结果。

♦　查阅向导：使用查阅向导可以构建一个组合框来输入字段值，这个字段值可以是表、查询中的引用，也可以手动键入值。