1.2 会计电算化制度规范

为了加强会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的发展，逐步实现会计工作现代化，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，制定《会计电算化管理办法》。

1.2.1 会计电算化管理办法

（1）财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作。

（2）财政部门管理会计电算化工作的基本任务：

①研究制定电算化发展规划，并组织实施；

②制定会计电算化管理规章及专业标准、规范，并组织实施；

③评审会计核算软件引导会计核算软件质量不断提高；

④会同有关部门管理会计软件市场；

⑤组织和管理会计电算化人才培训；

⑥总结、交流、推广会计电算化经验，指导基层单位开展会计电算化工作。

（3）国务院业务主管部门按照《会计电算化管理办法》的规定，依据业务分工具体负责本部门的会计电算化管理工作。

（4）各单位使用的会计核算软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当符合我国法律、法规、规章的规定。在我国境内销售的商品化会计核算软件应当经过评审。商品化会计核算软件评审工作由省、自治区、直辖市财政厅（局）或者财政部组织进行。计划单列市财政局经财政部批准，也可以组织商品化会计核算软件的评审。通过评审的商品化会计核算软件，由组织评审的财政部门核发财政部统一印制的《商品化会计核算软件评审合格证》。取得《商品化会计核算软件评审合格证》的商品化会计核算软件，在国内的销售不受地区的限制。在国外开发研制并经过实际运行的商品化会计核算软件，应当经过财政部组织的评审，确认符合我国法律、法规、规章和其他规定后，可以在我国市场上销售。会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

（5）采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件。

①使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。

②配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端并配有熟练的专职或者兼职的操作人员。

③用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果。

④有严格的操作管理制度。主要内容包括：操作人员的工作职责和工作权限；预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施；必要的上机操作记录制度。

⑤有严格的硬件、软件管理制度，主要内容包括：保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；会计数据和会计核算软件安全保密的措施；修改会计核算软件的审批和监督制度。

⑥有严格的会计档案管理制度。

（6）已经采用电子计算机替代手工记账的，其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。

各级财政部门、业务主管部门应当加强对开展会计电算化单位、用计算机替代手工记账单位、定点开发会计核算软件单位和研制非商品化通用会计核算软件单位的业务指导和管理，具体管理办法由省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）和国务院业务主管部门制定，报财政部备案。

1.2.2 会计电算化工作规范

为了规范会计核算软件，保证会计核算软件质量，根据《中华人民共和国会计法》和《会计电算化管理办法》的规定，制定《会计电算化工作规范》。《会计电算化工作规范》所称会计核算软件，是指专门用于会计核算工作的电子计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。《会计电算化工作规范》所称会计核算软件基本功能是指会计核算软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤。本规范所称会计核算软件的功能模块，是指会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。例如，功能模块可划分为账务处理、应收应付款核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等。本规范有关规定除特别指出外，均指采用借贷记账法。《会计电算化工作规范》所称对记账凭证和原始凭证修改、审核和查询的功能，均指对输入计算机的机内记账凭证和原始凭证的修改、审核和查询。

1．会计数据的输入

会计核算软件的会计数据输入采用键盘手工输入、软盘转入和网络传输等几种形式。会计核算软件具备的初始化功能，主要包括以下内容。

（1）输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。

（2）输入需要在本期进行对账的未达账项。

（3）选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。

（4）定义自动转账凭证（包括会计制度允许的自动冲回凭证等）。

（5）输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

初始化功能运行结束后，会计核算软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法，必须符合国家统一会计制度的规定。

会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能，输入项目包括填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。

在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能。

（1）正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复。

（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。

（3）正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予提示并拒绝执行。

（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行。

（5）正在输入的收款凭证借方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，应提示并拒绝执行。

会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能，会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。会计核算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制。发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“－”号或者其他标记表示。

会计核算软件对需要输入的原始凭证，可以按照以下方法进行处理。

（1）输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额。与输入的记账凭证相应金额不等，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。

（2）记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。

（3）在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。

2．会计数据的处理

会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置1个或者多个。

（1）根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。

（2）根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账。

（3）总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同1个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。

（4）会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能。

（5）机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。

会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应有相应的记录。会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等。会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。机内总分类账结账时，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。结账后，上一会计期间的会计凭证即不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。

3．会计数据的输出

会计核算软件应当提供对机内会计数据的查询功能。

（1）查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。

（2）查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。

（3）查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。

（4）查询往来账款项目的结算情况。

（5）查询到期票据的结算情况。

（6）查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。

会计核算软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。

会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。

（1）会计核算软件应当提供日记账的打印输出功能。

（2）会计核算软件应当提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种会计账簿的打印输出功能。

（3）在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。

（4）在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。

（5）会计核算软件可以提供机内会计账簿的满页打印输出功能。

（6）打印输出的机内会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。

对根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。

4．会计数据的安全

会计核算软件具有按照初始化功能中的设定，防止非指定人员擅自使用的功能，和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。

会计核算软件遇有以下情况时，应予提示，并保持正常运行。

（1）会计核算软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间、数据磁带或者软磁盘未插入、软磁盘贴有写保护标签。

（2）会计核算软件执行打印时，打印机未连接或未打开电源开关。

（3）会计核算软件操作过程中，输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符。

对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应当有必要的加密或者其他保护措施，以防止被非法篡改。一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，应当能够利用标准程序和备份数据，恢复会计核算软件的运行。会计核算软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

1.2.3 会计档案管理办法

财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定了《会计档案管理办法》。

（1）国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）管理会计档案适用《会计档案管理办法》。《会计档案管理办法》所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。

（2）单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构（以下统称单位档案管理机构）负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案，也可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

（3）下列会计资料应当进行归档。

①会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。

②会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

③财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

④其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

（4）同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案；单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

①形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

②使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

③使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

④采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

⑤建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

⑥形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

（5）单位的会计机构或会计人员所属机构（以下统称单位会计管理机构）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。单位会计管理机构在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其源数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

（6）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁。

①单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

②单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

③单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

④电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。

（7）单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其源数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

（8）违反《会计档案管理办法》规定的单位和个人，由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定。

（9）不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照《会计档案管理办法》执行。

（10）各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门，新疆生产建设兵团财务局、档案局，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据《会计档案管理办法》制定具体实施办法。