3.5 标书定稿和递交

投标小组按照公司层面评审的相关意见完善标书后即可定稿，紧接着就是标书打印和装订成册工作。投标标书的递交份数一般在招标文件中有明确要求，需按要求打印，并在投标文件的封面上明确标明正本和副本字样。

投标文件的递交十分关键，是投标工作的一个重要环节。投标方必须按照招标文件的要求，在规定时间内送达规定地点。递交投标文件的最好方式是直接送达，标书交接过程中要有签收记录，签收人要详细记录投标文件递交的日期、地点以及密封状况等信息。签收人签名后应将所有递交的投标文件放置在安全保密的地方，任何人不得以任何理由提前开启投标文件。投标方在标书交接后需保管好签收单，正式开标时，投标方代表需要注意再次检查标书是否与交接时的状态一致，包括标书包装的密封情况和数量等。

如果投标文件以邮寄方式送达，投标方必须预估足够的邮寄时间，以保证投标文件能够在截止日期之前送达指定地点。现实中偶尔会发生投标方未能及时将投标文件送达招标文件规定地点被视为无效标书而拒收的情况，这对投标方的打击显而易见。

投标组织方应按招标文件规定的开标时间参加开标会议，并组织相关人员做好澄清准备。同时，参会代表需提前准备好相应的授权信、身份证明以及各类资信证明文件等，以备验证时提供。