4.2 查与更新

本节教学录像时间：16分钟

利用PowerPoint 2016的检查功能不仅可以对单个单词、整个演示文稿进行拼写检查，还允许用户设置拼写检查和通过自定义词典对演示文稿进行检查。

4.2.1 检查单个单词

进行拼写检查时，PowerPoint用红色的波浪线为不在词典中的单词加上下划线，无论何时看到加红色下划线的单词，都可以右键单击它来查看一系列的拼写建议。

单击所需的更正，或者单击下述的其他命令之一。

【全部忽略】：忽略PowerPoint本次运行期间该单词的这一和其他全部实例，如果退出并重新启动，该列表将被擦去。

【添加到词典】：将单词添加到PowerPoint的自定义词典中。

4.2.2 检查整个演示文稿

如果演示文稿比较长，逐个右键单击每一个波浪式下划线单词或短语会很繁琐。在这种情况下，通常使用PowerPoint中的拼写检查来检查演示文稿中的全部单词，会更容易一些。要开始进行拼写检查，可单击【审阅】选项卡上的【拼写检查】按钮，或者按【F7】键，如果演示文稿中没有拼错的单词，PowerPoint将显示一个对话框，告诉我们“拼写检查结束”，单击【确定】关闭对话框。

如果PowerPoint发现错的单词，会出现以下对话框。

“拼写检查”下方显示出拼错的单词。中间【建议】文本框列出了与实际输入的单词拼写接近的单词。单击可以选择所要的单词，然后再单击【更改】按钮可以将错误单词更换成自己想要的单词。

●【忽略】按钮：略过该单词的本次出现。

●【全部忽略】按钮：略过该单词的全部出现。

●【添加】按钮：将该单词添加到PowerPoint的自定义词典中，使它将来能够被识别。

●【全部更改】按钮：将整个演示文稿中该单词的每次出现都更改为中间大方框中自己选中的单词。

● 最下面显示的是中间大方框中选中的单词和这个单词的意思。

4.2.3 设置拼写检查选项

单击【文件】【选项】【校对】，在弹出的对话框中可以设置拼写检查器的运行，设置拼写检查的具体操作如下。单击【文件】【选项】，在弹出的【PowerPoint选项】对话框中单击【校对】选项，如下图所示。

根据需要，选中或者取消选中【在Microsoft Office程序中更正拼写时】部分中的任何一个复选框。

● 忽略全部大写的单词：可以避免拼写检查器标记只取首字母的缩写词。

● 忽略包含数字的单词：可以避免拼写检查器注意包含数字的单词，例如牌照编号或者模型编号。

● 忽略Internet和文件地址：可以避免拼写检查器记忆网站或电子邮件地址、网络路径或文件路径。

● 标记重复单词：标记一行上同一单词的第2个或者后来的所有实例，以避免出现“the the”或者“的的”这样的错误。

● 仅根据主词典提供建议：如果存在的话，忽略任何自定义的拼写检查词典。

小提示

【在Microsoft Office程序中更正拼写时】部分中的选项可以应用于所有的Office程序，包括Word和Excel。

根据需要，选中或者取消选中【在PowerPoint中更正拼写时】部分中的任何一个复选框。

● 键入时检查拼写：这一个选项默认是打开的，将其关闭可以避免拼写检查器在其字典中找不到的单词下面添加红色下划线。这样可能会为速度慢的计算机上放映幻灯片带来性能的少许提高，但在速度快的计算机上察觉不到两者的差别。

● 隐藏拼写和语法错误：这一选项默认是关闭的，选中这一复选框可以避免红色的波浪线出现在拼错的单词下面。但不能阻止拼写检查器检查它们。

● 检查语法和拼写：这一选项默认是关闭的，选中这一复选框，红色的波浪线将出现在写错的语法和拼错的单词下面，拼写检查器会运行得更有效。

4.2.4 使用自定义词典

PowerPoint中的主拼写词典是只读的，因此在添加文字到词典中时，这些文字必须保存在其他地方，也就是自定义词典保存的地方。自定义词典包含不应该标记错误拼写的文字列表，它可以包含专有名词、首字母缩写词、缩略词，或者要经常输入的任何其他的代码和文本字符串。

默认的自定义词典名称为CUSTOME.DIC，保存在每个本地用户的一个独立的文件夹中。在运行Windows 10系统时，它通常在C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Microsoft\UProof中，因为对于登录的用户名唯一，所以每一个用户可以有自己的自定义词典。

1.编辑自定义词典

在进行拼写检查时，可以使用的选项之一是【添加到词典】，它将添加该文字到默认的自定义词典，默认情况下，这个文件是CUSTOME.DIC，按照上一节的方式打开【校对】对话框，然后单击【自定义词典】选项，出现下图所示的对话框。

在列表中选取所需的自定义词典，上图只有默认的CUSTOME.DIC词典出现，单击【编辑单词列表】，出现以下对话框，列出目前该词典中的所有文字。

如果要添加新文字，在【单词】文本框中输入所要添加的新文字（输入的文字不能超过64个字符），然后单击【添加】；选择【词典】文本框中的文字，然后单击【删除】，即可删除默认词典中的文字。要清除整个词典，可以单击【全部删除】。在结束编辑自定义后，单击【确定】。

小提示

如果有很多文字要添加到该词典中，我们可以在记事本中编辑它们。甚至可以通过在独立的词典文件之间复制和粘贴文字将两个或者多个文字文件合并成一个文件。为编辑词典文件，要在诸如记事本之类的文本编辑器中打开它，记住词典文件的路径是：C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Microsoft\UProof。

2.创建新的自定义词典

自定义词典文件最大可达64KB或者5000个单词，如果需要比这更大的自定义词典，来为不同的客户或者不同的项目创建单独的自定义词典来保存单词集，则必须创建另一个自定义词典文件。

我们可以按照上述的方式单击【校对】对话框里的【自定义词典】，打开【自定义词典】界面后，单击【新建】按钮。弹出【创建自定义词典】对话框，如下图所示。

选择要保存的路径，在【文件名】文本框中输入该词典的名字，然后单击【保存】。

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