第四节职务说明书的编写_人力资源管理实验-QQ阅读男生玄幻网

书名：人力资源管理实验
作者名：萧鸣政
本章字数：3855字
更新时间：2020-07-09 17:39:07

第四节　职务说明书的编写

一、实验目的

（1）了解职务说明书的编写要求和遵循原则；

（2）掌握编写职务说明书的流程和步骤；

（3）了解编写职务说明书时存在的误区并知道如何进行避免。

二、基本知识要点

（一）职务说明书

职务说明书是对工作性质、任务、环境、工作处理方法以及岗位工作人员的任职资格所做的书面记录，主要包括工作描述和工作规范两部分内容。职务说明书可以看做工作描述再生形式中最为完整的一种，它包括工作说明书与资格说明书中所有甚至更多的内容。一般来说，包括以下项目：（1）工作状况；（2）工作概要；（3）工作关系；（4）工作任务与责任；（5）工作权限；（6）考评标准；（7）工作过程与方法；（8）工作环境，包括工作工具；（9）任职资格条件；（10）福利待遇及其他说明。但实际的说明书并不包括上述十个方面的内容（具体实例参见表2-13）。

（二）职务说明书的编写要求

1.岗位名称和上、下级关系的编写

岗位名称要统一，确保岗位名称与前一部分“岗位设置”中的名称相一致。

每个岗位只能有唯一的一个上级，不能有多个上级。但可以有多个下级，在填写下属人员一栏的内容时，还要注明是直接领导还是间接领导。

2.职务概述

职务概述是用简明的话语对某一岗位的总体职责和性质进行简要说明，表明该岗位的特点和概况。

3.岗位目的

在“岗位目的”一栏中，主要是说明设置这个岗位的目的及完成该岗位的工作对实现组织战略和目标的意义。

4.岗位职责

每个岗位的职责范围应根据本岗位所在的部门或单位的职能分解来确定。一个部门经理通常要对本部门的全部职能负责，而下属的一个职员可能只对本部门的某几项职能负责。

每个岗位的岗位职责按照负责程度的大小可分为全责、部分、支持三种。全责是指本岗位对该项任务负全部责任。部分是指本岗位对该项任务负一部分责任。支持是指本岗位对该项任务负支持或保障责任。

5.公司内外部沟通关系

在职务说明书中，要明确本岗位在公司内外部的沟通关系。

在公司内部要明确它与公司内部的其他岗位即与上级、平级之间的沟通关系。在公司外部要明确它与社会上的其他单位即与相关政府部门及上、下游或关联企业、客户企业、社会团体、学术单位等之间的沟通关系。

6.建议考核内容

除明确本岗位的责任范围和责任程度外，还应明确某一项责任的建议考核内容，而且要尽量选择比较易于量化的指标。

7.任职资格与条件

主要从受教育程度、知识水平、工作能力和专业技能、工作经验等方面来撰写，如在所受教育程度一栏，应注明最低学历要求与最高学历要求。

（三）编写职务说明书的流程和步骤

1.做好前期的宣传动员工作

在开展职务说明书的编写工作之前，人力资源部应和企业高层领导进行沟通，使其建立起工作责任制的意识；在编写过程中，各部门应积极配合人力资源部的工作，共同完成职务说明书的编写工作。

2.明确职务说明书的内容

职务说明书由工作描述和工作规范两部分组成。工作描述是对有关岗位职责、工作内容、工作条件以及工作环境等岗位自身特性说进行的书面描述，而工作规范则描述了工作对人的知识、能力、品格、教育背景和工作经历等方面的要求。

3.明确职务说明书的编写要求

（1）逻辑性。职务说明书中包含多项内容，比如编写岗位职责一栏时，一个岗位通常有多项职责，在编写过程中，罗列岗位职责时顺序应层次清晰、条理清楚，并非随意堆砌就可以。通常，可以按照各项职责的重要程度或者所花费的时间和精力的多少来安排次序。

（2）准确性。职务说明书应清楚地说明该岗位的工作情况，描述的用语应尽量准确，避免使用笼统、含糊不清的句子。

（3）实用性。职务说明书必须能够客观、真实地反映岗位职责和任职条件，以便作为人员招聘、考核等工作的依据。职务说明书需根据企业的发展适时地修改和完善。

4.收集岗位信息的相关资料

（1）获取岗位信息的渠道：浏览企业已有的管理制度，获取所需的信息；和企业内部的工作人员进行沟通；有选择性地参考同行业其他企业的职务说明书。

（2）岗位分析的方法，主要有问卷调查法、观察法、访问法、关键事件法、工作日志法、工作实践法等。

5.岗位信息的处理

在这一阶段，岗位分析人员要对收集来的信息进行处理，筛选出职务说明书中所需的内容。如遇到什么问题，应和相应岗位的工作人员或其上级领导沟通，以保证内容的准确性。

6.撰写职务说明书

根据收集整理的信息，从岗位职责、工作权限、工作关系及岗位任职资格等方面完成职务说明书的编写工作。

（四）职务说明书的编写误区

目前有很多企业在完善职务说明书后，并没有让它在企业管理工作中发挥应有的作用。笔者认为，这并不是职务说明书本身的局限，更多是企业走进了职务说明书编写的误区，降低了其在管理中的应用性。那么，职务说明书的编写有哪些误区呢？

1.功能错位

在谈及岗位描述时，很多企业都能捧出一叠厚厚的文案，但细读后，就会发现，它们并不是职务说明书，而仅仅是岗位职责制。企业的岗位职责制并不是职务说明书。岗位职责制是岗位任职人应该完成的职责，并不能全面反映岗位的信息，并没有其行为或工作活动的结果。而职务说明书则全面反映了岗位和岗位任职人的全面信息。

2.责任不清

为适应外部竞争环境，许多企业以团队来设计工作任务，即同一项工作任务需要几个部门或几个岗位共同完成，这就出现了职责交叉。正确地处理职责交叉有助于发挥协作效应，取长补短，提高工作效率。但很多企业在撰写职务说明书时对这些职责交叉的工作没有明确各岗位的职责权限，以及对工作结果应承担的责任，反而导致工作中岗位职责不清、多头领导，工作中出现问题各部门间又互相推诿，降低了工作的效率。

3.职责重叠

在企业的实际运作中，对于工作任务性质相同、工作任务量较大的工作，有的岗位不可避免会出现一岗多人的现象。很多企业在描述此类岗位时，采取了简单的一刀切的方法，归纳出该岗位的共同特征，定义了岗位的共同要求，却忽视了该岗位的不同任职者之间工作任务的差别，以及由此导致的对任职人资格要求的差异，这显然是一种不可取的方法。如果是对岗位进行描述，应该采用“一岗一份”说明书的方式，每个任职人持有一份。目前不少企业在开展工作分析时，却混淆了“工作”和“岗位”这两个概念。

4.闭门造车

目前，不少企业已经认识到职务说明书的作用，纷纷在企业开展工作分析。但编写出来的职务说明书却未真正起作用。有的企业在对工作分析缺乏正确认识的情况下，盲目随大流，要各个岗位上的任职人自己编写职务说明书；有的企业则是由人力资源部闭门造车，使描述脱离本岗位的实际，尤其是对任职人资格的界定缺乏客观的标准，结果使职务说明书无法在实际工作中使用，成为案头摆设。

5.不成体系

职务说明书编写的过程，其实是对企业业务流程重新认识的过程。一套科学、规范的职务说明书能对企业的各项工作及人力资源管理的其他工作提供依据。但是，不少企业的岗位描述都有不完整、夸大职责或缩小职责、任职资格主观性强等问题。有的为了节约成本，甚至只对关键岗位或部门进行岗位描述，导致后续的岗位评价、招聘等工作缺乏客观、统一的尺度，科学的人力资源管理工作也无从谈起。

三、实验内容

以下是采用问卷调查法、访谈法获得的有关电话销售人员的工作信息，请根据所提供的材料编制电话销售人员的职位说明书。

案例2-1

A：你好，感谢你参与这次的访谈。

B：不客气。

A：能否介绍你平时需要做哪些工作？

B：我平时的主要工作内容有：（1）客户关系管理：建立客户档案，对客户信息进行收集和整理，并对重点客户进行跟踪服务。（2）与软件演示员携手开发市场并完成销售目标。（3）标书的制作。（4）预约、联系、跟进、开发客户。

A：能否介绍一下你的主要工作职责？

B：我的工作职责有：（1）制订销售计划：对软件销售有建议权、反馈权。（2）资源调度：为了完成预定的销售目标，允许进行一定程度的资源调度。（3）工作任务：必须完成基本销售目标。（4）信息反馈：充当技术研发和客户之间的信息桥梁。（5）沟通协调：部门之间的相互协调。（6）尽量控制本部门的开支，催促回收货款。

A：你是如何完成这些工作的？

B：首先，要有计划性和紧迫感，自己要主动承担工作责任；其次，要发挥个人的特长，把每一项工作尽可能做好；最后，要寻求总经理和各部门的配合支持。

A：你的工作一般是在哪些地点完成？

B：我的工作主要在办公室内完成。

A：工作中你觉得需要怎样的学历、经验、技能或专业执照？

B：这份工作一般需要大专以上学历，有半年以上的电话销售经验，或者起码要有一年的业务经验。

A：你这个职位公司的基本绩效标准是什么？

B：我这个职位考核的重点是业绩指标和财务指标，如销售业绩、利润率；次要的考核指标有考勤、客户开发指标等。

A：完成工作需要哪些环境和条件？

B：工作主要是和计算机打交道，因此要熟悉计算机、扫描仪、复印机、投影仪等，能够承受长时间、长期使用计算机。

A：工作有哪些生理要求、情绪及感情上的要求？

B：这份工作要求声音甜美、语言表达流利，要有一定的抗压能力，同时还要求有自我激励和情绪调控能力。