分清事物的轻重缓急

当我们明确了工作目标，也做好了各项风险应对准备以后，我们就要一心一意地去工作。这时候，分清轻重缓急是执行的要领之一。

 

李强是华为某分公司人力资源部部长助理。他每天都要处理大量的事务性工作，包括检查和处理信函、E-mail、电话、传真；协助部长对内部及外部信息进行上传和下达；安排部长的工作日程，如出差、住宿安排等；协助部长准备、收集和翻译各种会议、会谈资料及报告；协助部长开展人员招聘、面试等人事工作。虽然李强的工作量大，且十分琐碎；但是他却将看似繁忙的事务安排得井井有条，而且做得很顺手。原来，李强首先将事务性工作按照轻重缓急进行排列，优先处理重要的事和急事，再将一些不重要、不紧急但又必须办理的琐事集中起来处理。在处理文件时，李强会暂缓处理一般性传阅文件，待拿到紧急文件时一并送给领导，这样既节省了来回送文件的时间，又避免了因琐事而频繁地打扰领导。

李强出色的表现给主管留下了深刻的印象。所以，当公司在华南区成立办事处的时候，李强顺理成章地被任命为人事经理，全面负责办事处的人事工作。

 

不是只有像李强一样做秘书工作才会接触、应对和处理大量的琐碎工作，其实大多数人都会在工作中遇到这些琐碎的事务。

许多未曾经过有效执行训练的工作人员，往往感觉自己每天都像工蜂一样忙碌，但工作效率并未得到提高，而且工作情绪越来越差。他们往往有着太多的不解：为什么总是有做不完的工作，甚至加班也做不完？

这种情况并不是个例，很多没有掌握科学工作方法的员工都会遇到类似的苦恼：没有区分清楚工作的紧急程度与重要性，出现“瞎忙”的现象。

事实上，造成这种情况的一个重要的原因就是员工缺乏洞悉事物轻重缓急的能力，想到什么就做什么，而不是先为那些应该优先处理的事情安排工作进度。结果，员工经常疲于应付紧迫但未必重要的事情，而普遍将重要但不紧迫的事情当成是有时间则做，没时间则以后再做的工作。

华为在执行工作上的重要告诫之一就是：执行前分清事务的轻重缓急，懂得做最重要的事，才能产生最大化的成果。

我们不妨看看效率专家是如何指引我们的。

 

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利，舒瓦普说他虽然懂得如何管理，但事实上公司情况却不尽如人意。他说：“你告诉我一个方法，怎么样才能更好地利用我的时间，如果成功了，我会给你一笔丰厚的报酬！”

艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能使他公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“你把明天必须完成的事情全部写下来，然后按照工作重要性编上号码，明天从1号任务开始做，一直专注于1号任务，直到完成，然后再完成2号和3号任务，以此类推。这样，你一天结束时肯定会完成最重要的事情。”

几个星期以后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信中说那是他一生中最有价值的一课。5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。

 

这说明了一个道理：任何工作都有轻重缓急之分，只有分清哪些是最重要的并将它们首先做好，才能将工作做得井井有条，卓有成效。

就华为来说，因为公司实行易岗、易职、易地的管理政策，华为的员工要不断地在不同的岗位上进行轮换，并且要在短时间内处理大量的工作；所以华为非常注重对员工进行培训，教会员工掌握科学做事的方法。

 

1998年，李梅（化名）放弃了舒适的外企白领的工作，来到华为西南某办事处成为一名行政秘书。新工作内容包括调车、人力管理、主管的日常事务、与局方客户的联络事务等。李梅俨然成了办事处的“大管家”，这让悠闲惯了的她忙得焦头烂额。

不过，李梅在接受公司培训后，具备了对事务统筹安排的能力。她用最“朴素”的工作哲学——按照工作的轻重缓急，把这些简单的工作做得秩序化、规范化、条理化，极大地提升了工作效率。

 

因此，很多时候我们不是被工作压垮了、弄乱了，而是自己的内心先乱了。如果我们始终坚持“要事优先”的原则，坚持让重要之事不可受其他小事的牵绊，那么无论面对多么繁杂的工作任务，我们都可以做到忙而不乱。

管理大师德鲁克也曾总结道：“良好的工作习惯是坚持把重要的事情放在前面，然后一件一件地去做就行了。”按照德鲁克的观点，我们可以不必在意工作量的多少，也不必在意工作项目的多少，只要理清正确的工作思路，以要事优先，就能达到忙而有序的工作状态。